Zenvoices logo
Zenvoices logo

Hoogste tijd om tijd te besparen

We lopen er allemaal wel eens tegenaan dat we niet alle mogelijkheden van software benutten omdat we geen tijd kunnen vrij maken om ons in de mogelijkheden te verdiepen. Bij Zenvoices hebben we het zo eenvoudig mogelijk gemaakt om zelf je factuurverwerkingsproces, autorisatieproces of purchase to pay proces naar eigen inzicht in te richten en te automatiseren. Onderstaand benoemen we vijf populaire mogelijkheden die onze gebruikers inzetten in hun omgeving om tijd te besparen met factuurverwerking.

Vijf tips om tijd te besparen

1. Het automatisch toewijzen van facturen aan de juiste administratie

Werk je met meerdere administraties en wil je niet per administratie een e-mailadres gebruiken om facturen van de bewuste administratie naar toe te sturen? Dan kun je gebruik maken van de ‘verplaats regel’. Hiermee kun je op basis van zelf ingestelde regels bepalen in welke administratie een factuur of bon moet worden verwerkt. Hiermee aan de slag gaan? Deze mogelijkheid wordt beschreven in het helpartikel ‘Automatiseringsregels voor Uploaden & inlezen‘

2. Het automatisch toewijzen van het juiste dagboek

Werk je met meerdere dagboeken? Dan kun je op verschillende manieren automatisch facturen aan het juiste dagboek laten toewijzen. Zo kun je in het e-mail onderwerp een dagboekcode opnemen om dit te realiseren, maar is ook op basis van tekst uit het document, denk hierbij aan ‘verkoopfactuur’ bijvoorbeeld het document aan een dagboek toewijzen. Meer hierover lees je in het helpartikel ‘Automatisch dagboek toewijzen‘. Werk je liever met een apart e-mailadres voor facturen die in een ander dagboek moeten worden aangeleverd? Dat kan natuurlijk ook, raadpleeg daarvoor het artikel ‘Documenten e-mailen‘.

3. Het automatisch van het inlezen van facturen en bonnen

Tijd besparen door de stap ‘Uploaden & Inlezen’ over te slaan? Door inleesregels toe te passen kun je het proces van het inlezen van facturen en bonnen automatiseren. Facturen en bonnen worden dan direct omgezet in een boekingsvoorstel en staan dan voor controle en/of aanvullen klaar. Deze regels kun je zelf instellen naar wens. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om documenten van vertrouwde afzenders direct na ontvangst automatisch in te lezen of documenten van geblokkeerde afzenders automatisch te verwijderen. Uiteraard kun je zelf bepalen hoe je deze mogelijkheid wilt inzetten aan de hand van de in te stellen regels. Raadpleeg het artikel ‘Documenten van vertrouwde afzenders automatisch inlezen‘ voor de mogelijkheden om hierin stappen te zetten.

4. Het automatisch boeken van facturen

Dit is de meest populaire bij onze innovatieve klanten. Het automatisch boeken van facturen en bonnen. Doordat dit bij Zenvoices is gekoppeld aan een betrouwbaarheidsscore, ook wel herkenningsscore genoemd, heb je maximale controle over welke facturen in aanmerking komen voor automatische verwerking. Door het toepassen van automatiseringsregels kun je ook nog bepalen welke criteria je hieraan verbindt, denk hierbij aan bedrag, afzender, relatie o.i.d. We bieden voor het gecontroleerd automatiseren van boekingen legio mogelijkheden in de software. Raadpleeg het artikel ‘Automatiseringsregels voor Boekingen‘ voor een instructievideo en meer informatie over het automatiseren van boekingen in jouw administraties.

5. Wijs automatisch facturen toe aan de juiste persoon voor autorisatie.

Onze module ‘Autorisatiemanagement‘ wordt veel ingezet in administraties om de goedkeurprocessen voor factuurstromen te digitaliseren. Soms wordt onnodig de toewijzing van facturen nog handmatig gedaan. In dat geval wordt de route die een factuur aflegt bepaald door de persoon die het schema kiest tijdens het controleren van boekingen in Zenvoices. Je kunt dit proces ook automatiseren. In een autorisatieschema leg je vast welke gebruikers, de zogenaamde autorisatoren, een boeking moeten autoriseren en in welke volgorde dit moet plaatsvinden (niveaus). Door dit schema aan te vullen met voorwaarden en deze te koppelen aan personen, kun je automatisch laten bepalen wie welke factuur tot welk bedrag moet goedkeuren. Dit gaat dan bijvoorbeeld op bedragen, maar ook in combinatie met boekingseigenschappen zoals kostenplaatsen, grootboekrekeningen, omschrijvingen etc. We hebben uitgebreide mogelijkheden beschikbaar om het handmatig toewijzen aan autorisatoren te vervangen voor automatische toewijzing op basis van zelf instelbare voorwaarden. Raadpleeg het helpartikel ‘Autorisatieschema’s‘ om dit in je administratie mogelijk te maken.

Aan de slag?

Bekijk onze video’s

Wil je meer weten over het inrichten van je omgeving met automatiseringsregels? Er komen regelmatig instructievideo’s online op ons YouTube kanaal. Bekijk bijvoorbeeld eens de video over hoe je het gehele proces van inkomende factuur tot boeking in je boekhoudpakket kunt automatiseren. 

Raadpleeg helpcentrum

De gebruiksvriendelijke Zenvoices software is zo ontwikkeld dat je met behulp van ons uitgebreide helpcentrum zelf de mogelijkheden kan ontdekken, aanvullende instructies kan raadplegen en zelfstandig processen kan inrichten naar eigen inzicht.

Ontdek het Zenvoices Helpcentrum

Geen tijd om tijd te besparen?

In de dagelijkse praktijk merken we dat veel van onze klanten wel weten dat we bepaalde mogelijkheden hebben, maar dat ze deze door tijdgebrek niet benutten. Het inrichten van het automatiseringsproces kost inderdaad eenmalig wat tijd, maar bespaart je vervolgens tijd op de handelingen die je tot dan toe handmatig moest uitvoeren. Onze experts helpen je graag op weg, zodat jij sneller kunt beginnen met het besparen én beter benutten van tijd. We bieden betaalde ondersteuning in de onderstaande twee vormen. 

Samen starten 

Net begonnen met Zenvoices? Met ons ‘Samen Starten’ pakket helpen we je op afspraak in maximaal 60 minuten op weg en richten we samen Zenvoices in. Zo kun je extra snel van de voordelen van onze oplossingen profiteren. Blijkt dat er aanvullende tijd gewenst is, dan kunnen we daarover in deze sessie afspraken maken.

Ondersteuning naar wens 

We bieden ook ondersteuning naar wens waarin afhankelijk van jouw vereisten een aanbieding wordt samengesteld om de inrichting, training en ondersteuning te laten verzorgen door onze specialisten. 

Beginnen met tijd besparen? Klik op de onderstaande afbeelding en plan direct je afspraak, tijdelijk met 15% korting!

Het uitgebreide digitaal archief van Zenvoices

Hoe kun je een digitaal archief een aanvulling laten zijn op wat reeds in de meeste boekhoudpakketten van de partners van Zenvoices te vinden is? Met die vraag houden wij ons continu bezig en we vragen daarin ook regelmatig feedback van onze gebruikers. Zo hebben we de afgelopen maanden functionaliteiten aan onze factuurarchivering kunnen toevoegen om sneller en beter informatie te kunnen raadplegen over transacties, zonder dat er toegang tot het gekoppelde boekhoudpakket vereist is.

In het digitaal archief van Zenvoices zijn facturen en bonnen met volledige historie inclusief auditrapport snel terug te vinden. Je kunt documenten eenvoudig raadplegen, filteren, doorzoeken en downloaden. Er kan gelijktijdig worden gezocht in het archief van meerdere administraties. In het Zenvoices archief worden documenten 10 jaar opgeslagen conform de fiscale bewaarplicht.

Welke tien populaire functies heeft het digitaal archief?

  1. Een uitgebreide zoekfunctie
  2. Een snelkeuze menu voor weergave meest gevraagde overzichten
  3. Persoonlijke weergave instellingen met veldkeuze
  4. Administratie selectie mogelijkheden
  5. Talrijke filtermogelijkheden
  6. Excel exportmogelijkheid van het ingestelde archiefoverzicht
  7. Het raadplegen van persoonlijk autorisatie overzicht
  8. Download mogelijkheid inclusief een compleet auditrapport
  9. Een back-up functie met filtermogelijkheden
  10. Toegangsrechten instellen per gebruiker

1. De uitgebreide zoekfunctie

Met de zoekfunctie zoek je eenvoudig in de inhoud van meerdere boekingsvelden (onder andere omschrijving, regelomschrijvingen en relatienaam) maar ook in de tekst van het boekingsdocument.

2. Snelkeuze menu weergave meest gevraagde overzichten

Voor gebruikers van onze module ‘autorisatiemanagement’ hebben wij de meest gevraagde weergave opties in een snelkeuzemenu beschikbaar gemaakt:

  • Standaard weergave
  • Recent geautoriseerd: toont recent geautoriseerde boekingen, gesorteerd op autorisatiedatum
  • Recent afgekeurd: toont recent afgekeurde boekingen, gesorteerd op autorisatiedatum
  • Autorisatie in behandeling: toont de boekingen die nog geautoriseerd moeten worden
Standaard weergavefuncties in Zenvoices archief

3. Persoonlijke weergave instellingen met veldkeuze

Het archiefoverzicht is naar eigen inzicht op te bouwen. Er kan worden gekozen welke velden in het overzicht zichtbaar moeten zijn en ook de volgorde van de kolommen is naar eigen inzicht te bepalen.

4. Administratie selecteren

Het is mogelijk om in meerdere administraties tegelijkertijd of slechts in één administratie te zoeken naar boekingsdocumenten.

5. Talrijke filtermogelijkheden

Het is mogelijk om de zoekopdracht heel specifiek te maken doordat er gefilterd kan worden op uitgebreide hoeveelheid velden. Hieronder zie je welke velden en combinaties van velden kunnen worden geselecteerd om een zoekopdracht specifiek uit te voeren:

  • Aantal opmerkingen
  • Artikelen
  • Autorisatie datum en tijd
  • Autorisatiestatus
  • Autorisatoren
  • Bedrag incl. btw
  • Bedrag excl. btw
  • Bestandsnaam
  • Bestellingen
  • Boekingsdatum
  • Boekingstype
  • Boekingsvoorstel automatisch goedgekeurd
  • Boekingsvoorstel goedgekeurd door
  • Boekingsvoorstel goedgekeurd opx
  • Boekstuknummer
  • Btw bedrag
  • Datum
  • Document aangeleverd op
  • Document afzender
  • Document herkomst
  • Document onderwerp
  • Factuurnummer
  • Geautoriseerd door
  • Grootboekrekeningen
  • Herkenningsscore
  • Ingelezen door scan & herken
  • Inkoopfactuurbeoordeling
  • Kostendragers
  • Kostenplaatsen
  • Laatst gewijzigd
  • Medewerkers
  • Omschrijving
  • Projecten
  • Relatie

Onderstaand zie je de wijze waarop je binnen de velden kunt bepalen hoe je kan zoeken:

6. Excel exportmogelijkheid van het ingestelde archiefoverzicht

Het is mogelijk om je gemaakte overzicht als Excel te downloaden. Dit wordt in praktijk veel gebruikt voor rapportages aan collega’s die geen toegang hebben tot Zenvoices, maar wel inzicht willen hebben in de periodiek verwerkte boekingen.

7. Het raadplegen van persoonlijk autorisatie overzicht

Als er gebruik wordt gemaakt van autorisatiemanagement in Zenvoices kan je de rechten voor een autorisator zo instellen dat deze uitsluitend toegang heeft tot zijn eigen autorisatie historie. Zo kunnen ze altijd raadplegen welke communicatie er is geweest en bijvoorbeeld op welke basis een factuur de vorige keer door hem/haar is goedgekeurd.

8. Download mogelijkheid inclusief een compleet auditrapport

Het is mogelijk om een factuur uit het archief te downloaden. Indien gewenst kan dit met een auditrapport. Een auditrapport is een document bij de boeking met de volgende informatie:

  • Documentgegevens (o.a. administratie, dagboek, relatienaam, link naar Zenvoices archief)
  • Herkomst en geschiedenis
  • Opmerkingen
  • Autorisatiehistorie

Bovenstaande wordt vaak gebruikt indien er tijdens een audit (controle) vragen komen over de geschiedenis van specifieke boekingen.

9. Een back-up functie met filtermogelijkheden

Een boeking in het Zenvoices archief is beschikbaar voor klanten tot 10 jaar na verwerking. Er is ook een mogelijkheid om de boekingsdocumenten digitaal buiten Zenvoices zeker te stellen. Hiervoor kunnen deze als back-up worden gedownload.

De documenten kunnen worden gedownload uit één of een selectie administraties per dagboek en periode, al dan niet inclusief het auditrapport.

10. Toegangsrechten instellen per gebruiker

Per gebruiker is instelbaar tot welk archief deze toegang mag hebben. Dit wordt gebruikt om op functie/rol of medewerkersniveau te bepalen in welke archieven deze documenten mag raadplegen.

Meer weten over het werken met het digitaal archief in Zenvoices?

Ben je al gebruiker? Raadpleeg de mogelijkheden om op basis hiervan boekingen te automatiseren in het helpcentrum.

Nog geen klant? Of je nu bij een boekhoud- of accountantskantoor actief bent, in een non-profit organisatie werkt of als ondernemer actief bent, met Zenvoices kun je zelf aan de slag om betrouwbaar factuurverwerking te automatiseren. Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je direct wilt starten met tijd en geld besparen.

Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN NIEUWSBRIEF ONTVANGEN

Factuurverwerking automatiseren met Zenvoices voor AFAS

Het is natuurlijk al langer mogelijk om Zenvoices als betrouwbare scan en herken oplossing met AFAS te gebruiken. Meer tijd en geld besparen kan je echter door ook boekingen voor AFAS grotendeels te automatiseren.

3 manieren om boekingen voor AFAS te automatiseren

1: Werken met herkenningsscores

Met herkenningsscores kun je eenvoudig en betrouwbaar boekingen geheel of gedeeltelijk automatiseren. De herkenningsscore geeft aan wat de zekerheid is dat de gegevens volledig juist herkend zijn. De score wordt toegekend op boekings- en veldniveau en door de zelflerende software lopen scores op naarmate facturen vaker zijn verwerkt. 

Weergave herkenningsscore in Zenvoices

Voor generieke boekingen kun je met het instellen van de herkenningsscore bepalen welke boekingen geautomatiseerd kunnen worden. Dit kan op dagboekniveau, relatieniveau of als onderdeel van een set voorwaarden worden ingezet, zodat je als gebruiker altijd de regie houdt over de mate van automatisering. In het onderstaande voorbeeld is gekozen om alle facturen met een herkenning van 95% of hoger en een bedrag onder de 100 euro te automatiseren.

Voorbeeld van automatiseringsregel

Het kan dus voorkomen dat facturen, die in eerste instantie geen hoge herkenningsscore krijgen door het verwerken, stijgen in herkenningsscore en op het moment dat ze aan de voorwaarde 95% of hoger voldoen alsnog automatisch verwerkt gaan worden. Op deze wijze heeft Zenvoices ook voor AFAS gebruikers een betrouwbare methode beschikbaar om naast het herkennen ook het boeken van facturen te automatiseren.

2: Werken met tags

Met tags kun je in Zenvoices bijvoorbeeld bepalen welke relaties in AFAS in aanmerking komen. Je kunt relaties groeperen met een tag. In onderstaande voorbeeld is de tag ‘Automatisch goedkeuren’ aangemaakt en zijn er twee relaties voorzien van deze tag.

Relaties met de aangemaakte tag Automatisch goedkeuren

Door deze tag vervolgens toe te passen in een automatiseringsregel heb je een hele groep relaties direct beschikbaar om de automatiseringsregel op toe te passen. Om dit betrouwbaar te doen is het ook een minimale herkenningsscore als voorwaarde toegevoegd, zodat uitsluitend facturen van de relaties met de tag ‘Automatisch goedkeuren’ en een herkenningsscore van meer dan 95% automatisch worden geboekt in AFAS. In onderstaande afbeelding zie je hoe dit in Zenvoices eenvoudig is in te richten.

Automatisch boeken van facturen in AFAS met gebruikmaking van herkenningsscore en relatietags

3: Werken met tekstherkenning

Met tekstherkenning in Zenvoices kun je een relaties op naam herkennen, indien de factuur of bon onvoldoende kenmerken heeft om dit op de standaardwijze te laten bepalen. Ook is het mogelijk om tekstherkenning in te zetten om op basis van een unieke tekst automatisch een boekingswijze te bepalen voor het verwerken van de factuur in AFAS.

Relatie toewijzen met tekstherkenning: voor het toewijzen van relaties bij inkoopfacturen van relaties buiten de EU of bonnen, maar ook voor het eenvoudig toewijzen van een relatie bij verkoopfacturen biedt onze tekstherkenning uitkomst. Onderstaand vind je drie veelgebruikte scenario’s waarbij met tekstherkenning het toewijzen van een relatie kan worden geautomatiseerd.

Toewijsregel relatie bij factuur van buiten de EU

Tekstherkenning gebruiken om bij een factuur van buiten de EU de relatietoewijzing te automatiseren

Toewijsregel relatie ‘diverse tankstations’ bij brandstofbonnen

Deze afbeelding heeft een leeg alt-attribuut; de bestandsnaam is image.png
Tekstherkenning gebruiken om bonnen van verschillende benzinepompen op één relatie ‘Diverse tankstations’ te boeken

Toewijsregel relatie ‘diverse per pin ontvangen’ bij verkoopfacturen

Tekstherkenning gebruiken om met pin betaalde verkoopfacturen aan een verzamelrelatie ‘Diversen per pin ontvangen’ toe te wijzen

Boekingswijze bepalen door tekstherkenning: het bepalen van een boekingswijze op basis van tekstherkenning maakt het mogelijk ook voor AFAS boekingen te automatiseren waarbij van één relatie facturen worden verwerkt waarbij verschillende boekingswijzen vereist zijn. Denk hierbij aan het verwerken van creditnota’s, projectfacturen of verschillende betalingskortingen per leverancier. Onderstaand zie je hoe deze drie voorbeelden zelf eenvoudig kunnen worden ingericht met Zenvoices.

Toewijsregel boekingstemplate voor verwerking creditnota

Tekstherkenning gebruiken om facturen waarop het unieke woord ‘creditnota’ wordt vermeld naar ingestelde voorkeur te verwerken

Toewijsregel boekingstemplate voor verwerking projectfactuur, dit kan ook specifieker met uniek projectnummer.

Tekstherkenning gebruiken om facturen waarop het unieke woord ‘Project’ wordt vermeld op vooraf bepaalde wijze
Tekstherkenning gebruiken om facturen waarop de unieke woorden ‘Adidas 4% skonto’ worden vermeld met betalingskorting automatisch te boeken.

Meer weten over het automatiseren van factuurverwerking met Zenvoices voor AFAS?

Ben je al gebruiker van Zenvoices voor AFAS? Raadpleeg de mogelijkheden in het helpcentrum of maak een afspraak om de mogelijkheden door te spreken voor jouw administraties.

Nog geen klant? Of je nu bij een boekhoud- of accountantskantoor actief bent, in een non-profit organisatie werkt of als ondernemer actief bent, met Zenvoices kun je zelf aan de slag om betrouwbaar factuurverwerking te automatiseren. Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je direct wilt starten met tijd en geld besparen.

Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN NIEUWSBRIEF ONTVANGEN

3 voorbeelden om de boekingswijze slim te laten bepalen door tekstherkenning

In Zenvoices is het mogelijk geworden om op basis van tekstherkenning een boekingswijze te laten bepalen. In het kort: Zenvoices herkent op het document een unieke tekst en koppelt daaraan een boekingswijze die vooraf is vastgelegd door de gebruiker. Dat klinkt op zich al handig, maar hoe kun je dat nu in de praktijk gebruiken om tijd te besparen tijdens het verwerken van de facturen? Onderstaand leggen we uit hoe deze functie werkt en geven we 3 praktijkvoorbeelden om deze toewijsregels toe te passen.

Hoe werkt het?

In Zenvoices kun je al lange tijd gebruik maken van boekingstemplates. Daarmee maken we het mogelijk om op basis van ingestelde boekingsregels een boeking voor te bereiden of zelfs geheel automatisch te verwerken. Deze templatefunctie vormt de basis voor het nog slimmer automatiseren op basis van tekstherkenning met Zenvoices. Je kunt meerdere templates aanmaken bij een relatie. Op het moment dat een factuur wordt ingelezen kan van de factuur een unieke tekst worden herkend en op basis van de instructie die je aan de unieke tekst hebt toegekend automatisch een boekingstemplate en daarmee boekingswijze worden geselecteerd voor de bewuste factuur.

Drie praktijkvoorbeelden van toewijsregels voor de bepaling van de boekingswijze

Voorbeeld 1: Creditfacturen verwerken

In veel administraties komen ook creditfacturen binnen. Als je voor de relatie een template hebt aangemaakt voor het boeken van facturen met betalingskorting, dan wil je waarschijnlijk niet dat de betalingskorting wordt toegepast als er sprake is van een creditnota. Dan maak je een template aan voor als er sprake is van een creditnota, met de gewenste boekingswijze. Vervolgens maak je bij ‘Boekingswijze toewijsregel’ onder ‘Automatisering’ in de administratie de regel aan dat zodra de tekst ‘Creditnota’ bij de bewuste relatie op de factuur herkend wordt, de aangemaakte template van toepassing is. Daarmee heb je dan ook voor creditfacturen het boekingsproces geautomatiseerd naar eigen wens.

Voorbeeld 2: Automatisch kostenplaats, kostendrager of project toewijzen op basis van herkende tekst

Stel, je werkt met kostenplaatsen, kostendrageren of projecten en ontvangt van sommige leveranciers facturen per kostenplaats, kostendrager of project. Dan kun je ervoor kiezen om een boekingstemplate per kostenplaats, kostendrager of project aan te maken. Vervolgens maak je bij boekingswijze toewijsregel onder ‘Automatisering’ in de administratie de regel aan dat zodra het kenmerk (projectnummer bijvoorbeeld) bij de bewuste relatie op de factuur herkend wordt, de aangemaakte template van toepassing is. Je zou het dan nog completer kunnen maken door ook direct een goedkeuringsproces voor het bewuste project in te richten, zodat de projectverantwoordelijke ook de factuur ter goedkeuring ontvangt in de portal of via de mobiele app.

Voorbeeld 3: Een leverancier factureert met verschillende facturen verschillende diensten

Er zijn in veel ondernemingen leveranciers die verschillende facturen sturen voor verschillende geleverde diensten/kosten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een verhuurder, die stuurt in sommige situaties een factuur voor de huur met servicekosten en op een andere factuur belasten ze de telecommunicatie en beveiliging door. Ook voor de automatische verwerking van deze facturen biedt het gebruiken van ‘Boekingswijze toewijsregels’ in combinatie met de aangemaakte templates, één voor de huur met servicekosten en één voor de telecom en beveiligingskosten, een uitkomst.

Meer weten over het werken met boekingswijze toewijsregels?

Ben je al gebruiker? Raadpleeg de mogelijkheden om op basis hiervan boekingen te automatiseren in het helpcentrum.

Nog geen klant? Of je nu bij een boekhoud- of accountantskantoor actief bent, in een non-profit organisatie werkt of als ondernemer actief bent, met Zenvoices kun je zelf aan de slag om betrouwbaar factuurverwerking te automatiseren. Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je direct wilt starten met tijd en geld besparen.

Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN NIEUWSBRIEF ONTVANGEN

5 redenen om SnelStart met Zenvoices te automatiseren

Wil je meer tijd en geld besparen dan mogelijk is met uitsluitend scan en herken voor SnelStart? Verregaand SnelStart automatiseren als kantoor, non profit organisatie of ondernemer kun je met Zenvoices Premium. Onderstaand beschrijven we vijf redenen om Zenvoices voor SnelStart in te zetten in het factuurverwerkingsproces.

Reden 1: automatische administratietoewijzing voor inkomende facturen en bonnen

In Zenvoices heb je volop mogelijkheden om in te stellen welke documenten en van welke afzender je wenst te ontvangen. Ook kun je instellen wanneer documenten zonder tussenkomst mogen worden ingelezen en zo als boeking mogen worden voorbereid. Werk je met meerdere administraties? Het is ook mogelijk om de documenten automatisch te laten verplaatsen naar de administratie waarvoor deze bedoeld zijn.

Het aanleveren en inlezen van facturen kan verregaand geautomatiseerd worden met gebruikmaking van:

  • Mobiele app voor iOS en Android
  • Email
  • Dropbox
  • PEPPOL

Reden 2: eenvoudig betrouwbaar automatiseren door toepassing kunstmatige intelligentie

Een document automatisch inlezen is een mooie eerste stap in het automatiseren van het proces. Maar wat als je nu ook betrouwbaar realtime het boeken van veel facturen met Zenvoices voor SnelStart voordelig kan automatiseren, zelfs als je met kostenplaatsen en/of g-rekening werkt? Daarmee bespaar je tijd en kun je meer aandacht hebben voor facturen die handmatige aanvulling vereisen.

In Zenvoices maken we het makkelijk om te bepalen welke boekingen je betrouwbaar kan automatiseren door het werken met:

Herkenningsscore

Aan ingelezen facturen en bonnen kennen we een herkenningsscore toe in een percentage, deze geeft aan wat de zekerheid is dat de gegevens van de factuur of bon volledig juist herkend zijn. Door het toepassen van de meest recente technieken op gebied van kunstmatige intelligentie leert de software ook van wat de gebruiker aanpast en neemt dat mee in de scorebepaling. Op die manier kun je ook eenvoudig instellen vanaf welk percentage je een factuur automatisch zou willen verwerken.

Relatietags

In Zenvoices bieden we de mogelijkheid om aan relaties een tag toe te voegen. Zo kun je eenvoudig groepen maken met dezelfde tag en daar een actie aan koppelen. Je kan bijvoorbeeld een tag automatisch aanmaken en deze koppelen aan relaties die je automatisch zou willen boeken. Op het moment dat de factuur wordt ingelezen herkend Zenvoices de tag en zal de instructie uitvoeren die aan deze tag is gekoppeld.

Boekingstemplates

Met boekingstemplates maken we het mogelijk om complexe boekingen met meerdere regels geheel of gedeeltelijk te automatiseren. Bij het inlezen van de factuur kan hiermee automatisch de template als blauwdruk worden gestart voor het verwerken van een boeking met betalingskorting bijvoorbeeld.

Goedkeurregels

Bovenstaande mogelijkheden komen samen in het werken met goedkeurregels. Je kunt voor relaties, groepen relaties of zelfs generiek regels aanmaken waarin je de genoemde herkenningsscore gebruikt als basis en dit eventueel nog uitbreidt met aanvullende condities.

Reden 3: een uitgebreid digitaal goedkeuringsproces om samen te werken

Met de Zenvoices autorisatie mogelijkheden voor SnelStart stroomlijn je het factuur goedkeuringsproces van je organisatie. Je kunt intern met je medewerkers of in een samenwerking tussen boekhoudkantoor en klant een proces vormgeven om facturen te laten goedkeuren. Zo kan er geen onduidelijkheid ontstaan over de juistheid van de facturen en kunnen deze door de verantwoordelijke medewerkers beoordeeld en goedgekeurd worden in de online portal of met de mobiele app. Na goedkeuring worden facturen geboekt in SnelStart en is er een auditrapport beschikbaar waarin de historie is vastgelegd. Als beheerder heb je altijd inzicht in welke facturen nog goedgekeurd moeten worden door welke mensen, zodat je kan signaleren wanneer het proces niet snel genoeg verloopt.

Reden 4: een rechtenafhankelijk toegankelijk digitaal archief

Zowel in een organisatie of in een samenwerking tussen kantoor en klant is het veelal gebruikelijk dat facturen achteraf kunnen worden geraadpleegd door verschillende medewerkers, zonder dat meteen toegang tot het boekhoudpakket vereist is. Daarom hebben wij in Zenvoices het archief rechtenafhankelijk toegankelijk gemaakt. In het Zenvoices archief worden documenten 10 jaar opgeslagen conform de fiscale bewaarplicht. Documenten zijn eenvoudig te raadplegen en te doorzoeken. Je kan zelfs gelijktijdig zoeken in meerdere administraties, als je daarvoor de juiste rechten hebt ingesteld.

Reden 5: persoonlijke support om je te ondersteunen met automatiseren

Aan de slag met de volgende stap in slimme factuurverwerking? Neem contact met ons op als je wilt overleggen of aanvullende informatie wenst over de inrichting van een betrouwbaar geautomatiseerd factuurverwerkingsproces voor SnelStart. We helpen graag met tips en voorbeelden of indien gewenst, nemen we de volledige inrichting uit handen.

Uitsluitend op zoek naar een betrouwbare en betaalbare real time scan en herken oplossing?

Nog niet zover dat automatiseren nu een overweging is, maar wel op zoek naar een betrouwbare realtime mogelijkheid om facturen en bonnen digitaal in je boekhouding te ontvangen? Je houdt je SnelStart administratie voordelig op orde met Zenvoices Lite. Al vanaf 1 euro per administratie en vanaf slechts 10 cent per document profiteer je van betrouwbare realtime herkenning van je facturen en bonnen.

Ook Zenvoices voor SnelStart inzetten om de factuurverwerking in jouw organisatie te automatiseren?

Raadpleeg de mogelijkheden in het helpcentrum. Nog geen klant? Of je nu bij een boekhoud- of accountantskantoor actief bent, in een non-profit organisatie werkt of als ondernemer actief bent, met Zenvoices kun je zelf aan de slag om betrouwbaar factuurverwerking te automatiseren. Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je direct wilt starten met tijd en geld besparen.

Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN

Automatische relatietoewijzing op basis van herkende tekst

Automatische relatieherkenning is in Zenvoices natuurlijk al tijden onderdeel van het factuurherkenningsproces. Hiervoor maken we gebruik van unieke gegevens, zoals bijvoorbeeld KvK-nummer, IBAN, btw-nummer, telefoonnummer, postcode, klantnummer en e-mailadres. Het is nu ook mogelijk om op basis van tekstherkenning een boeking automatisch toe te wijzen aan een relatie.

Tekstherkenning gebruiken voor relatietoewijzing, hoe werkt het?

In Zenvoices hebben we onder ‘Automatiseren’ een verzameling gebruiksvriendelijke en tijdbesparende functies ondergebracht om het proces van inkomende factuur tot aan boeking in het boekhoudpakket met behoud van regie te automatiseren. Hier hebben we ook de mogelijkheid beschikbaar gemaakt om relatietoewijsregels aan te maken op basis van (onder andere) tekstherkenning. Zodra bij het inlezen ingestelde document tekst(en) wordt herkend, wordt de daarbij behorende toewijzingsregel geactiveerd en de boeking op de gewenste relatie uitgevoerd.  

Vijf handige praktijktips

We hebben enkele voorbeelden voor je uitgewerkt waardoor het duidelijk wordt hoe je met automatische relatietoewijzing op basis van tekstherkenning tijd kan besparen in het boekingsproces.

1. Verwerken brandstof en of horecabonnen

In veel administraties worden brandstoffen geboekt op een algemene crediteur, bijvoorbeeld ‘diverse brandstoffen’.

Deze afbeelding heeft een leeg alt-attribuut; de bestandsnaam is image.png

2. Meerdere filialen als relatie met zelfde kvk inschrijving

Boekingen verwerken per filiaal bij een filiaalbedrijf met één KvK inschrijving is mogelijk door regels aan te maken waarin de combinatie van plaatsnaam en bedrijfsnaam wordt herkend in het document en daar dan een relatietoewijsregel aan koppelen.

3. Verwerken van particuliere verkoopfacturen

Zenvoices wordt ook veel gebruikt om verkoopfacturen uit facturatieprogramma’s te verwerken. Niet in iedere administratie worden de relaties allemaal aangemaakt. Door op de factuur een uniek tekstkenmerk mee te geven (bijvoorbeeld: particulier of winkelaankoop) kun je regels aanmaken om facturen met deze tekst of een combinatie van meerdere teksten te boeken op een diverse relatie in je boekhouding.

4. Verwerken van facturen van relaties buiten EU

Het automatische toewijzen van boekingen aan relaties buiten de EU is door het gebruik van relatietoewijzing op basis van tekstherkenning ook mogelijk.

5. Verwerken facturen waarbij relatie dubbel voorkomt in administratie

In sommige administraties worden relaties dubbel aangemaakt om zo per relatie te kunnen bepalen welke kosten er op een specifieke relatie geboekt worden. Dit wordt toegepast om bijvoorbeeld gas en elektriciteit apart te boeken.

Facturen volledig automatisch verwerken?

Voor AFAS, e-Boekhouden, Exact Online, Exact Globe, King Software, Reeleezee, SnelStart, Twinfield, Software Gemak en Accountancy Gemak (voorheen Unit4 Multivers), Visma eAccounting en UBL factuur verwerkende pakketten heeft Zenvoices oplossingen om het proces van inkomende factuur tot aan boeking in het boekhoudpakket met behoud van regie te automatiseren, te werken met een digitaal goedkeuringsproces, te werken met betaalmogelijkheden en het proces om inkoopfacturen automatisch te matchen met bestellingen en ontvangsten. De beschikbare opties om tijd en geld te besparen verschillen per pakket.

Al klant? Raadpleeg de mogelijkheden in het helpcentrum.

Nog geen klant? Of je nu bij een boekhoud- of accountantskantoor actief bent, in een non-profit organisatie werkt of als ondernemer actief bent, met Zenvoices kun je zelf aan de slag om betrouwbaar factuurverwerking te automatiseren. Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je direct wilt starten met tijd en geld besparen.

Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN

Automatiseer jouw factuurverwerking eenvoudig met herkenningsscores

Zenvoices heeft verschillende mogelijkheden om factuurverwerking zo te automatiseren, dat je als gebruiker altijd de regie houdt. Of het nu gaat om inkoopfacturen, verkoopfacturen of via mobiele app aangeleverde bonnen, met Zenvoices kun je zorgeloos verder automatiseren dan met traditionele scan en herken oplossingen.

Inzet van de nieuwste AI technologie verhoogt betrouwbaarheid

In Zenvoices heb je als gebruiker de beschikking over de nieuwste kunstmatige intelligentie (AI) technologie. Naast dat de software leert van jou als gebruiker, leert deze ook van het gedrag van andere gebruikers tijdens het boekingsproces. Dat biedt mogelijkheden om de herkenning vanaf de eerste keer dat een factuur wordt ingelezen al te vertalen naar een meetwaarde. Deze meetwaarde hebben we in Zenvoices herkenningsscore genoemd.

Weergave herkenningsscore in Zenvoices

Aan ingelezen documenten wordt de herkenningsscore toegekend en in bovenstaande voorbeeld in de derde kolom weergegeven. De herkenningsscore geeft aan wat de zekerheid is dat de gegevens volledig juist herkend zijn. De score wordt toegekend op boekings- en veldniveau. Met het vaker verwerken van facturen bevestig je in welke mate de factuur correct herkend is en zal de score oplopen.

Herkenningscore gebruiken voor het automatiseren boekingen

Met de herkenningsscore maken we resultaten uit de achterliggende technologie eenvoudig toepasbaar in het factuurverwerkingsproces. Zo kun je aan de hand van de score automatiseren. Stel je merkt dat facturen een herkenningsscore halen van 97,5% of hoger, dan stel je dat in als drempel bij automatiseren en vervolgens wordt deze factuur van de relatie, mits aan 97,5% herkenning wordt voldaan, automatisch geboekt. Wijkt de factuur qua lay-out of aantal pagina’s af bij een volgende keer dat deze wordt aangeleverd, dan zal dit kunnen leiden tot een lagere herkenningsscore. Door ook deze facturen te verwerken kan de score weer oplopen en kan deze automatisch worden geboekt bij het bereiken van de drempel van 97,5%.

Facturen uitsluiten van automatisch boeken ondanks hoge herkenningsscore

Het kan natuurlijk ook dat facturen goed herkend worden, maar je toch de voorkeur hebt om deze handmatig te beoordelen. Dit kan bijvoorbeeld van belang zijn als een factuur over meerdere boekingsregels moet worden verdeeld. In dat geval maak je een voorwaarde om bepaalde relaties uit te sluiten, ook al is de herkenningsscore hoog genoeg.

Met het toevoegen van herkenningsscores aan onze automatiseringsmogelijkheden bieden we jou als gebruiker extra mogelijkheid om het proces van factuurverwerking naar eigen inzicht in te richten en daarover de controle te houden in toonaangevende boekhoudpakketten.

Ook het boeken van facturen betrouwbaar automatiseren?

Raadpleeg dan de mogelijkheden om boekingen te automatiseren in het helpcentrum. Nog geen klant? Of je nu bij een boekhoud- of accountantskantoor actief bent, in een non-profit organisatie werkt of als ondernemer actief bent, met Zenvoices kun je zelf aan de slag om betrouwbaar factuurverwerking te automatiseren. Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je direct wilt starten met tijd en geld besparen.

Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN

Automatiseren met tags in Zenvoices

In Zenvoices is het mogelijk om items te groeperen door gebruik te maken van tags. Dit maakt het mogelijk om voor groepen met dezelfde tag(s) acties in de software uit te voeren.

Tags, wat zijn dat eigenlijk?

Met een tag, in de praktijk ook wel label of etiket genoemd, wordt een woord/woordgroep bedoeld die wordt toegewezen aan een item of groep items. Door te werken met tags in Zenvoices kun je eenvoudig groeperen en acties aan gemaakte groepen koppelen.

Tags gebruiken om te groeperen

In je Zenvoices omgeving kun je zelf per administratie tags aanmaken. Zodra een tag is aangemaakt kan deze bijvoorbeeld aan meerdere relaties (crediteuren/debiteuren) worden gekoppeld. Zo kun je bijvoorbeeld de tag ‘Huisvesting’ aanmaken en koppelen aan alle relaties die te maken hebben met huisvesting. Je kunt aan een relatie meerdere tags koppelen.

Tags gebruiken om te automatiseren

Met een tag zou je bijvoorbeeld een groep kunnen aanmaken van relaties waarvan de facturen volgens jou, zonder tussenkomst van mensen ingelezen en geboekt mogen worden. Dan zou je deze bijvoorbeeld als tag ‘Automatisch’ kunnen toekennen. Vervolgens maak je een regel aan bij Automatiseren in de Zenvoices omgeving. In deze regel neem je op dat boekingen van relaties met de tag ‘Automatisch’ automatisch mogen worden ingelezen en geboekt in je administratie en je hebt de groep met deze tag geautomatiseerd. Uiteraard kun je de regel uitbreiden met voorwaarden als bedrag of herkenningsscore om nog meer te sturen op het uitsluitend automatisch boeken van de beoogde facturen.

Tags gebruiken om te autoriseren

Een digitaal goedkeuringsproces inrichten en beheren? In de module ‘Autorisatie’ is het mogelijk om (bijvoorbeeld) relaties op te nemen in de voorwaarden van een autorisatieschema. Op basis van die voorwaarden kan onder andere worden bepaald welke relaties bij een bepaalde autorisator ter goedkeuring worden aangeboden. Het nadeel is dat je bij een aanvulling of het verwijderen van een relatie dit altijd in het schema moet worden aangepast

Door te werken met tags kun je dit eenvoudiger maken. Door een tag te maken met bijvoorbeeld ‘inkooprelaties’ en deze op te nemen in je voorwaarden. Vervolgens koppel je de tag aan relaties en daarmee heb je de groep met de tag ‘inkooprelaties’ in de voorwaarden toegevoegd. De tag toevoegen kan al bij het aanmaken van de relatie. Uiteraard kun je dit dan ook weer uitbreiden met meer voorwaarden, zodat bij het inlezen van de factuur deze automatisch aan de juiste personen wordt toegewezen. Met het gebruiken van tags maakt Zenvoices het beheren en stroomlijnen van het autorisatieproces veel eenvoudiger.

Omdat tags de uitkomst bieden voor het eenvoudiger maken van processen in Zenvoices zullen we de komende periode meer toepassingen van tags mogelijk maken.

Ook eenvoudig factuurverwerking automatiseren met tags?

Maak je al gebruik van Zenvoices, raadpleeg dan ons helpcentrum om aan aan de slag te gaan met de mogelijkheden die tags bieden. Nog geen klant? Of je nu bij een boekhoud- of accountantskantoor actief bent, in een non-profit organisatie werkt of als ondernemer actief bent, met Zenvoices kun je zelf aan de slag om betrouwbaar factuurverwerking te automatiseren. Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je direct wilt starten met tijd en geld besparen.

Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN

Zenvoices beschikbaar in het Belgische Exact Online App Center

Met de vermelding in het Belgische Exact Online App Center heeft Zenvoices de volgende stap gezet om ook op de Belgische markt Exact Online gebruikers te ondersteunen met oplossingen voor slimme factuurverwerking.

Volledige integratie

Of het nu om het eenvoudige scannen en herkennen van facturen en bonnen gaat, of de slimme variant met bijvoorbeeld volledige boekingsautomatisering en ondersteunende modules, met Zenvoices voor Exact Online heeft de gebruiker een voordelige oplossing met behoud van regie tot zijn/haar beschikking.

Binnen de Exact Online oplossingen voor Accountancy, Boekhouden, Handel, Productie, Projectmanagement en Uren & Facturen biedt Zenvoices ook in België de mogelijkheid om factuurverwerking makkelijk en snel te laten verlopen. Bij de Zenvoices vermelding in het Exact Online App Center vindt u aanvullende informatie.

Automatische factuurverwerking met behoud van regie

Voor het betrouwbaar automatiseren van boekingen biedt Zenvoices verschillende mogelijkheden. Bij facturen en bonnen die binnenkomen via onze mobiele app (Android & iOS), e-mail, Dropbox en via PEPPOL is het mogelijk deze automatisch te laten verplaatsen naar de juiste administratie en direct te laten omzetten in boekingsvoorstel of zelfs direct automatisch door te boeken. Wat dit in de dagelijkse praktijk als voordeel kan bieden ziet u in onderstaande voorbeelden:

  • Automatisch boeken op basis van relatie en bedrag: boekingsvoorstellen van Proximus met een bedrag tussen 20 en 25 euro exclusief btw automatisch boeken.
  • Automatisch boeken op basis van factuursoort en bedrag: UBL facturen met een bedrag kleiner dan 250 euro automatisch goedkeuren.
  • Verkoopfacturen automatisch boeken: maakt u verkoopfacturen buiten Exact Online? Deze kunt u automatisch laten boeken in uw Exact Online administratie.

Binnen Zenvoices zijn alle stappen instelbaar, zodat het proces tot op relatieniveau met een vertrouwd gevoel te automatiseren is. De automatisering van factuurverwerking wordt in de markt ook wel als “No hands accounting”, “Robotic accounting” of “Robotic Proces Automation (RPA) ” aangeduid. Wij houden ons bij wat het doet: het automatiseren van het factuurverwerkingsproces.

Stroomlijn het factuur autorisatieproces

Op zoek naar een flexibele oplossing voor het goedkeuren van facturen? Zenvoices biedt met de aanvullende module ‘Autorisatie’ een efficiënte digitale toepassing voor goedkeuringsprocessen. Als beheerder heeft u altijd inzicht in welke facturen nog goedgekeurd moeten worden door welke medewerkers. Er kan worden gewerkt met automatische toewijzing op basis van ingestelde criteria en er kan worden ingesteld of de boeking al in Exact Online moet plaatsvinden met een betalingsblokkade tot de factuur is goedgekeurd. Medewerkers kunnen facturen goedkeuren/fiatteren over meerdere administraties vanuit één overzicht in de online portal of met de mobiele app. 

Purchase to Pay proces automatiseren

Door aankoopfacturen automatisch in te lezen en te matchen met bestellingen en ontvangsten kunt u veel tijd besparen. Exact Online gebruikers kunnen dit met de module ‘Bestellingen en facturen matchen’ in Zenvoices vanuit één werkstroom realiseren. Met deze aanvullende module worden ingelezen aankoopfacturen automatisch op regelniveau gematched met bestellingen en magazijnontvangsten uit Exact Online. Eventuele afwijkingen op bijvoorbeeld prijs of aantal worden automatisch gedetecteerd. Correcte facturen kunnen volledig automatisch geboekt worden en voor het afhandelen van verschillen is een instelbare workflow beschikbaar.

Ook aan de slag met Zenvoices?

Of u nu bij een boekhoud- of accountantskantoor actief bent of als boekhouder bij een mkb (kmo) bedrijf werkt, aan Zenvoices voor Exact Online heeft u een innovatieve partner om processen rond factuurverwerking betrouwbaar en voordelig te automatiseren. Meld u aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als u vandaag al wilt starten. Exact Online kunt u zeer gemakkelijk koppelen aan Zenvoices. Snel, veilig en zonder investeringen vooraf kunt u binnen enkele minuten aan de slag gaan.

Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN

Bestellingen en facturen matchen nu voor Exact Globe beschikbaar

Zenvoices heeft de Bestellingen en facturen matchen module nu ook beschikbaar gemaakt voor Exact Globe. Met deze module is het mogelijk om inkoopfacturen automatisch te matchen met bestellingen en magazijnontvangsten, de verwerking van deze facturen te automatiseren en bij afwijkingen een afhandelingsproces op te starten. Daarmee bieden we een drievoudige controle & afstemming voor facturen in het inkoopproces, ook wel ‘three way matching‘ genoemd.

Continu in ontwikkeling

Begin van dit jaar heeft Zenvoices de processen in kaart gebracht betrekking tot bestellen, magazijnontvangsten en de controle van de bijbehorende facturen. Door de praktijkervaringen van onze King en Exact Online gebruikers te vertalen naar de software is een oplossing ontwikkeld waarmee er een bijdrage aan ‘purchase-to-pay’ processen wordt geleverd. Vanuit de feedback van de gebruikers is vervolgens de afgelopen maanden aan verdere optimalisatie gewerkt. Door ook voor de uitzonderingen eenvoudig controleerbare werkstromen te bieden, kan de verwerking van inkoopfacturen met een vertrouwd gevoel worden geautomatiseerd. Met de uitbreiding naar Exact Globe verwachten we ook samen met die gebruikersgroep te werken aan de verdere automatisering van ‘purchase to pay’ gerelateerde factuurverwerking.

Three way matching voor Exact Globe, hoe werkt dit eigenlijk?

Ingelezen inkoopfacturen worden automatisch gematched met bestellingen en magazijnontvangsten uit Exact Globe. Als de informatie uit bijvoordeeld pakbonnen en/of geregistreerde magazijnontvangsten niet of niet volledig overeenkomt met een factuur, dan kan er een afhandelingsproces gestart worden (bijvoorbeeld een medewerker de factuur laten beoordelen of het opvragen van een creditfactuur). Correcte facturen kunnen volledig automatisch geboekt worden.

Automatische controle, maar met behoud van regie

Ook voor Exact Globe gebruikers biedt Zenvoices met deze module de mogelijkheid om zelf te bepalen in hoeverre je automatische beoordeling en verwerking wilt doorvoeren. Zo is bijvoorbeeld instelbaar welke prijsverschillen toegestaan zijn en welke controles uitgevoerd moeten worden. Ook is instelbaar welke afwijkingen in ontvangsten toegestaan zijn.

Functies en mogelijkheden

De Bestellingen en facturen matchen module voor Exact Globe biedt de volgende mogelijkheden:

  • Automatisch matchen en controleren van inkoopfacturen met bestellingen en goederenontvangsten.
  • Factuurregels aanmaken op basis van bestellingen en goederenontvangsten in het boekingsscherm.
  • Wijzigingen doorvoeren op regelniveau.
  • Registratie van gefactureerde aantallen bij bestellingen/inkooporders.
  • Afhandelen van verschillen in aantallen en bedragen.
  • Integratie met de module Autorisatie, waardoor bijvoorbeeld uitsluitend bij incorrecte facturen de verantwoordelijke(n) worden geïnformeerd en actie moeten ondernemen in het proces.

Starten met bestellingen en facturen matchen voor Exact Globe?

Bestaande gebruikers kunnen de instructies voor het activeren van de Bestellingen en facturen matchen module voor Exact Globe in het helpcentrum raadplegen. Meer weten over de maandelijkse kosten? Zie onze Functie & prijzen pagina.

Ben je nog geen Zenvoices gebruiker? Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode. Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN

Advies nodig?

De Bestellingen en facturen matchen module is zo opgebouwd dat deze zelfstandig in te richten is, maar uiteraard denken we graag mee hoe je met deze module ook in jouw organisatie tijd en geld bespaart. Wil je meer informatie of overleggen? Neem contact op via de chat, mail of bel ons op 085-3038853

Bestellingen & facturen matchen voor een ander (ERP-) pakket?

Zenvoices ontwikkelt software vanuit de filosofie dat de geboden software-oplossingen generiek inzetbaar moeten zijn. Werk je dus met een ander (ERP-) pakket en wil je weten hoe wij ook in jouw organisatie tijd en geld kunnen besparen met onze three way matching oplossing voor facturen in het inkoopproces? Neem contact op via de chat of stuur een e-mail aan support@zenvoices.com.