Zenvoices logo
Zenvoices logo

Werken met tags in Zenvoices, wat zijn de voordelen?

Een tag is een label dat je zelf kunt aanmaken en toevoegen aan een relatie of administratie in Zenvoices. Met het gebruik van tags kun je relaties en/of administraties groeperen. Handig dus als je een actie wilt uitvoeren die voor meerdere relaties of administraties van toepassing zijn. Je kunt per medewerker instellen welke rechten zij hebben met betrekking tot het toevoegen of verwijderen van tags. Het is mogelijk om meerdere tags aan één administratie te hangen.

Je kunt tags inzetten voor:

1. Tags voor autorisatiemanagement

Door tags aan te maken op omgevingsniveau, kun je deze in alle administratie raadplegen en (afzonderlijk of door middel van een bulkactie) aan relaties koppelen. Dit kan handig zijn in het autorisatiemanagement, door relatietags aan te maken voor bijvoorbeeld ‘Algemene kosten’ en ‘Inkoopfacturen’. Zo kun je eenvoudig crediteuren groeperen. Als je vervolgens deze tags als voorwaarde bij een autorisator in het autorisatiemanagement opneemt, heb je door middel van één voorwaarde meerdere crediteuren gekoppeld. Zo hoef je niet elke crediteur los te koppelen aan een autorisator. Dit houdt het autorisatieschema wel zo overzichtelijk. Wanneer je tijdens het boeken een nieuwe relatie aanmaakt in Zenvoices, kan je direct de gewenste tag toevoegen, zodat deze nieuwe relatie direct opgenomen is in het autorisatieschema.

2. Tags voor automatiseringsregels

Door tags toe te wijzen aan relaties kun je eenvoudig automatiseringsregels toepassen. Het voordeel hiervan is dat je niet eerst de automatiseringsregels hoeft te openen om daar vervolgens relaties toe te wijzen. Zo kun je bijvoorbeeld een relatietag ‘Automatisch goedkeuren’ aanmaken op omgevingsniveau, zodat deze beschikbaar is in alle administraties. Door deze tag toe te voegen aan de voorwaarden van de goedkeurregel, wordt de automatisering toegepast bij relaties waar deze tag aan toegevoegd is. Deze tag kan in bulk aan meerdere relaties worden toegekend, maar dit kan ook in het boekingsscherm tijdens het boeken. Wil je tijdens het boeken direct automatisering toepassen voor deze relatie, open dan de stamgegevens en voeg de tag toe. Zo is deze relatie voor eerstvolgende factuur direct geautomatiseerd.

3. Tags voor overzicht
In het dashboard kun je de kolom ‘Tags’ toevoegen door deze aan te vinken in de ‘Veldkiezer‘. Je kunt filteren op tags in zowel het statussen dashboard, als in het performance dashboard. Zo heb je als beheerder een overzicht van administratietags welke aan een administratie gekoppeld zijn. Naast de mogelijkheid om te filteren en te zoeken op administratietags, kun je ook de gekoppelde relatietags per relatie inzien. Op deze manier heb je in één oogopslag duidelijk aan welke relatie nog niet of juist wel een relatietag gekoppeld is.

Meer informatie over tags

Meer informatie over het aanmaken en instellen van tags lees je in dit helpartikel. Voor vragen zijn wij op werkdagen van 09.00 – 17.00 uur te bereiken via 085 303 8853, mail of chat. Wens je hulp bij het instellen van je omgeving? Bekijk dan de mogelijkheden voor betaalde ondersteuning.

Volg ons ook op onze socials om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws!


Wat houdt de fiscale bewaarplicht in en hoe voldoe je hieraan?

Wat is de fiscale bewaarplicht? 

Als organisatie of zelfstandige ben je verplicht je administratie een bepaalde tijd te bewaren, dat is wettelijk vastgelegd (Algemene wet inzake rijksbelastingen: Artikel 52). Alle facturen die je ontvangt en verstuurt bewaar je in je administratie. Hiermee kun je aangiftes voor de omzetbelasting en de inkomstenbelasting bewijzen aan de Belastingdienst. Er wordt hierbij onderscheid gemaakt tussen de zogenaamde basisgegevens en gegevens van onroerende zaken. Wat het verschil is en welke bewaarplicht geldt, lees je hieronder. 

Welke documenten moeten bewaard worden en hoe lang? 

Zoals hierboven genoemd wordt er onderscheid gemaakt tussen basisgegevens en gegevens van onroerende zaken:  

  • Basisgegevens 
    Onder basisgegevens vallen het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, de in- en verkoopadministratie en de loonadministratie. Deze gegevens zal de Belastingdienst na 7 jaar niet meer bij je opvragen.  
     
  • Onroerende zaken 
    Gegevens van onroerende zaken (zoals een bedrijfspand) dienen 10 jaar bewaard te worden. Deze langere termijn heeft te maken met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken. 
  • Digitale diensten
    Gegevens van digitale diensten (zoals elektronische-, telecommunicatie- en radio- en televisieomroepdiensten) dienen ook 10 jaar bewaard te worden.

Hoe bewaar je je administratie op de juiste manier en hoe voldoet Zenvoices hieraan? 

Bonnen en facturen mag je bewaren op de manier waarop ze zijn binnengekomen (crediteurenadministratie) of hoe je ze verstuurd hebt (debiteurenadministratie). Wanneer een bestand digitaal ontvangen is dan hoeft dit bestand dus niet geprint te worden, maar sla je het digitaal op. Papieren uitgeprinte facturen of bonnen kun je in mappen bewaren, maar mogen ook digitaal bewaard worden. Wel moeten deze juist zijn gescand en het volledige originele document tonen. De Belastingdienst schrijft hierover het volgende:

Het is belangrijk dat de authenticiteit (herkomst), de integriteit (betrouwbaarheid) en de leesbaarheid van de
gegevens gewaarborgd worden. Voor een factuur bijvoorbeeld is het van belang te weten dat het document daadwerkelijk van de leverancier afkomstig is en dat de inhoud niet is veranderd
“. Hieronder lees je wat Zenvoices doet om aan deze drie punten te kunnen voldoen.

  • Authenticiteit

Zenvoices heeft een uitgebreid digitaal archief waarin facturen en bonnen bewaard kunnen worden. Dit archief bevat handige filters waarmee je zoekopdrachten kunt uitvoeren en alle documenten eenvoudig terug kunt vinden. De originele herkomst van facturen en bonnen wordt vastgelegd in Zenvoices en is zichtbaar in dit archief. Zo kun je terugvinden op welke wijze documenten aangeleverd zijn (per e-mail handmatig geüpload, via de mobiele app, via PEPPOL of via een ander kanaal) en wanneer dit heeft plaatsgevonden. Wanneer facturen per e-mail aangeleverd worden, dan is ook het e-mailbericht te raadplegen in het archief. 

  • Integriteit 

Documenten in het Zenvoices archief kunnen niet gemuteerd worden, waardoor integriteit geborgd is. Wel is het afhankelijk van autorisaties mogelijk om documenten te verwijderen in het archief en toe te voegen, echter is bij een document altijd zichtbaar wanneer deze geüpload is.

  • Leesbaarheid

Zenvoices heeft een mobiele app die het digitaliseren van facturen en bonnen mogelijk maakt. Documenten kunnen daarmee gefotografeerd worden en dankzij de slimme foto functie wordt het gescande document uitgesneden, rechtgezet en netjes opgemaakt. Het voordeel hiervan is dat aan de voorwaarden voldaan wordt en originele bonnetjes en facturen niet bewaard hoeven te worden. Dit scheelt een behoorlijk aantal mappen en het digitaal opslaan van documenten zorgt voor goede houdbaarheid in tegenstelling tot het bewaren van uitgedraaide papieren facturen. De leesbaarheid is hierdoor geborgd.

Vergeet niet: back-up! 

Tot slot is het erg belangrijk dat je administratie niet verloren gaat. Informatiebeveiliging staat bij Zenvoices hoog in het vaandel en daarom zijn wij ook ISO gecertificeerd. Wij waarborgen dat het archief ten minste 10 jaar na factuurdatum te raadplegen is en documenten worden vertrouwelijk opgeslagen volgens de ISO 27001 norm. Wil je je documenten extern opslaan, dan is het mogelijk om het archief te downloaden. Als je je boekhouding offline in papieren staat bijhoudt, dan is het zeker aan te raden om dit digitaal beschikbaar te maken. Een offline boekhouding kost veel tijd en is arbeidsintensief. Als je jouw boekhoudpakket koppelt met Zenvoices, dan zorgen wij voor betrouwbare opslag van jouw administratie.

Bronnen:
Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht (belastingdienst.nl)
Digitale diensten (belastingdienst.nl)

Volg ons ook op onze socials om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws!


Wat is Single Sign On (SSO) en wat zijn de voordelen?

De regels en eisen rondom cybersecurity worden binnen bedrijven steeds meer en beter gehandhaafd. Single Sign On (SSO) biedt gebruikers de mogelijkheid om eenmalig in te loggen bij een externe authenticatie provider, waarna automatisch toegang wordt verschaft tot software zoals Zenvoices. SSO is beschikbaar gemaakt in Zenvoices om het proces van het inloggen en registreren van gebruikers te vereenvoudigen. Zenvoices houdt zich intensief bezig met informatiebeveiliging en beschikt daarom ook over een ISO 27001 certificering. Daarnaast helpt Zenvoices organisaties waarmee samengewerkt wordt te voldoen aan hun wet- en regelgeving rondom cybersecurity. In een bestaande Zenvoices omgeving kunnen gebruikers worden aangemaakt via SSO zodat zij geen aparte inloggegevens hoeven aan te maken. Het werken met SSO brengt meerdere voordelen met zich mee, zoals: 

  • Verbeterde veiligheid 
    Met SSO wordt er eenmalig ingelogd en is de kans op onderschepping van je wachtwoord en gebruikersnaam kleiner. Wachtwoorden worden niet meer herhaald en daardoor wordt de veiligheid versterkt. Met SSO is er nog maar één sterk wachtwoord nodig en deze kan gemakkelijker onthouden worden door de werknemer. Wel is het cruciaal dat naast dit wachtwoord aanvullende authenticatie wordt gebruikt, zoals een e-mail of SMS-code. Als organisatie ben je daardoor minder kwetsbaar voor phishingaanvallen. Verdachte inlogpogingen worden herkend en geblokkeerd door de ingebouwde beveiligingstools om de veiligheid te verbeteren. Mocht het voorkomen dat een werknemer een device kwijtraakt dan kan de organisatie ook snel en gemakkelijk de toegang van dit device tot accounts en cruciale data uitschakelen, omdat er maar van één account gebruik gemaakt wordt.
  • Gebruiksvriendelijkheid 
    Inloggen bij meerdere tools kan frustraties veroorzaken vanwege het feit dat er verschillende inloggegevens onthouden moeten worden. Met SSO hoeven gebruikers niet meer na te denken over welke inloggegevens ze moeten gebruiken en hebben ze met één inlog toegang tot alle benodigde software. Daarnaast wordt met SSO het beheren van de toegangsrechten voor de organisatie inzichtelijk en transparant gemaakt door middel van configuratie op basis van functie, afdeling of senioriteit.
  • Tijdbesparing 
    We maken allemaal wel eens mee dat we een wachtwoord of gebruikersnaam vergeten zijn. Dan is er uiteraard altijd de optie ‘wachtwoord vergeten’, maar dit kost wel tijd en moeite. Met het gebruik van SSO is dit niet meer nodig. Nadat er een gebruikersaccount is aangemaakt in Zenvoices en SSO geactiveerd is, kunnen gebruikers eenvoudig inloggen met een externe provider zoals Microsoft of Okta.
  • Verhoogde productiviteit 
    Als gebruiker maak je vaak gebruik van meerdere systemen en dat betekent dat er continue met verschillende gegevens in verschillende software moet worden ingelogd. Het handmatig beheren van bijvoorbeeld de aanvraag voor inloggegevens kan erg tijdrovend zijn. Met SSO zijn gebruikers minder tijd kwijt zijn aan het inloggen in alle benodigde software en de beheerders aan het aanmaken van accounts.

Hoe kun je inloggen met SSO?

Eenmalig inloggen in Zenvoices wordt ondersteund via Microsoft (en binnenkort ook Okta).

Microsoft
Inloggen met SSO kun je doen met een Microsoft account. Microsoft Azure Active Directory biedt een volledige oplossing voor identiteits- en toegangsbeheer met geïntegreerde beveiliging. Gebruikers kunnen zich eenmalig aanmelden om toegang te krijgen tot hun Microsoft-apps en andere cloud-, SaaS- en on-premises app met dezelfde referenties.

Okta (binnenkort beschikbaar)
Okta biedt een veilige cloudoplossing voor SSO waarmee werknemers, klanten en partners met één inlog toegang hebben tot de tools waarmee zij werken. Okta beveiligt alle informatie met uitgebreide beveiligingsmaatregelen. Eén van deze maatregelen is multi-factor authenticatie (MFA) waarmee je je identiteit moet bevestigen met een tweede factor naar keuze. Dit kan bijvoorbeeld een SMS met een verificatiecode zijn.

Voor wie is SSO beschikbaar?

SSO is beschikbaar in het Compleet abonnement van Zenvoices. Je leest hoe je SSO inschakelt via de onderstaande button.

Volg ons ook op onze socials om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws!


Waarom het Performance dashboard onmisbaar is bij automatisering met Zenvoices

Bij Zenvoices is het onze missie om factuurverwerking zo veel mogelijk te automatiseren, maar we begrijpen ook dat het soms lastig is om alles uit handen te geven. Je kunt bij ons daarom zelf bepalen welke stappen je automatisch wilt laten verlopen en bij welke stappen je liever nog controle houdt. Zo kun je in je eigen tempo ontdekken wat de mogelijkheden zijn en willen we, door middel van inzicht te geven in de prestaties van automatisering, je vertrouwen in de software laten groeien. In deze blog lees je meer over onze nieuwe feature: het Performance dashboard. 

Wat is het Performance dashboard?

Het Performance dashboard geeft je inzicht in de prestaties van je administraties. In de kolom ‘Automatisch geboekt’ wordt het percentage getoond van de boekingen die automatisch geboekt zijn in de desbetreffende administratie. Bij ‘Correct herkend’ wordt het percentage getoond van de boekingen in de administratie die volledig correct herkend zijn en de ‘Gemiddelde herkenningsscore’ geeft de gemiddelde herkenningsscore aan per administratie (de herkenningsscore is de score die aangeeft wat de zekerheid is dat de gegevens volledig juist herkend zijn). Hoe meer groene vakjes, welke hoge scores betekenen, hoe meer geautomatiseerd is. De scores in de gele en rode vakjes geven aan dat hier nog winst te behalen valt. De grens en kleurbepaling is per kolom verschillend en wordt toegelicht in dit helpartikel. Wanneer je op een vakje gaat staan met je muis, geeft de mouse-over aan wat het verschil is ten opzichte van de vorige periode (zie afbeelding 1).

Afbeelding 1: Score overzicht in Performance dashboard

Hoe werk je met het Performance dashboard in de praktijk? 

Het Performance dashboard is te raadplegen in de Zenvoices portal via Dashboard > Performance. Om een goed beeld te krijgen van wat er gebeurt in jouw omgeving is het aan te raden om het dashboard wekelijks te monitoren en hierop acties uit te zetten. Je kunt het Performance dashboard ook exporteren als Excelbestand zodat je een overzicht hebt om eventuele doelstellingen aan te koppelen. Het Performance dashboard geeft inzicht in de automatisering per administratie en laat je zien welke facturen in de desbetreffende administratie goed herkend worden en welke niet. Dankzij het zelflerend vermogen van Zenvoices wordt de herkenning van facturen verbeterd naarmate de facturen vaker ingelezen worden. De herkenningsscores van de facturen gaan dan omhoog en je hoeft minder handmatig in te vullen of aan te passen, waardoor je kunt gaan automatiseren.

Als je nog geen gebruik maakt van automatiseringsregels dan kun je bijvoorbeeld starten met het automatisch laten boeken van facturen die een herkenningsscore boven de 95% hebben. Hieronder worden drie tips genoemd om optimaal gebruik te maken van automatisering. Wil je meer weten over de mogelijkheden van automatiseren, lees onze blogs en helpartikelen of vraag ondersteuning aan via onderstaande button. Ook kun je je aanmelden voor onze kwartaal nieuwsbrief.

Drie tips om te automatiseren met het Performance dashboard. 

Controleer op omgevingsniveau bij welke administraties een hoge score getoond worden bij ‘Correct herkend’, ga vervolgens na welke relaties goed herkend worden en of automatisering toegepast kan worden. Boekingsvoorstellen kunnen gegenereerd worden op basis van: 

– Stamgegevens
– Laatste boeking
– Boekingstemplate

Wanneer er geen handmatige aanpassingen noodzakelijk zijn bij deze boekingsvoorstellen, kunnen deze boekingen volledig geautomatiseerd worden. 

Gebruik boekingstemplates om kosten/omzet standaard over verschillende grootboekrekeningen/kostenplaatsen/projecten uit te splitsen op basis van bijvoorbeeld een vast bedrag, percentage of restant. Hoe je een boekingstemplate aanmaakt lees je in dit artikel.

Gebruik boekingswijze toewijsregels om afwijkende scenario’s te automatiseren. Gebruik bijvoorbeeld een boekingstemplate zoals hierboven beschreven tot een bepaald bedrag en laat een ander boekingstemplate activeren op bijvoorbeeld de grootboekrekening ‘Vraagposten’ wanneer een factuurbedrag boven een bepaald bedrag wordt herkend.

Bekijk de video: Automatisering in beeld

Volg ons ook op onze socials om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws!


Klantcase: CS Accountancy

CS Accountancy over het doel om een groot deel van de administratie automatisch te laten verlopen.

Zenvoices ging in gesprek met de drijvende krachten achter CS accountancy, Christan Rijsdijk en Sandra Ponte.

Achtergrond 

Christan en Sandra leren elkaar in 2011 kennen bij een grote speler op het gebied van industriële automatisering. In 2019 nemen zij administratiekantoor Kubus Rotterdam Centrum over. Waarna zij onder de naam CS Accountancy verder zijn gegaan. Kubus werkte destijds nog met voornamelijk server based software waardoor online samenwerken met de klant lastig bleek. Voor Christan en Sandra een reden om dit onder handen te nemen. “Onze filosofie is vooruitblikken en niet achteruit kijken” vertelt Sandra. “Bij de meeste kantoren wordt anderhalf jaar na datum nog een jaarrekening gemaakt. Dat is voor sturing op de onderneming niet handig, dan wil je real-time kunnen bijsturen. Om dat te bewerkstelligen moet je administratie up-to-date zijn en daarvoor is automatisering nodig” aldus Christan en Sandra. Na de overname van het kantoor is dat ook het uitgangspunt geworden.

Waarom Zenvoices

CS Accountancy is met Zenvoices gaan werken omdat ze op zoek waren naar slimme software. Dit was in eerste instantie puur gericht op de automatische herkenning van facturen en bonnen. Dit in combinatie met het startup-gehalte van Zenvoices gaf hun toen een goed gevoel. “Bij andere aanbieders ben je een nummer en word je niet direct geholpen als je de support desk belt of een mail stuurt. Dat is niet wat we wilden.” vertelt Sandra. “Bij Zenvoices wordt er meegedacht en teruggekoppeld en hoef je geen 6 weken te wachten. Het scan en herken gedeelte, het opsturen van documenten naar Zenvoices maakt voor onze collega’s al veel verschil” vertelt Sandra. “Waar voorheen iedere klant alles opstuurde naar hun eigen e-mailadressen, heeft iedere klant nu een eigen e-mailadres, zodat deze in Zenvoices direct in de juiste administratie terechtkomt. Dat zorgt ook voor rust op de werkvloer” aldus Sandra. Daarmee wordt voorkomen dat 1x in de maand en 1x per kwartaal die inbox volledig vol loopt bij iedereen en ze enorm veel werk moeten verrichten om dat uit te spitten.

Het advies dat wordt gegeven is geen globale informatie, maar echt gericht op onze organisatie aan de hand van onze dossiers. Dan heb je er meteen een veel beter beeld bij.

Sandra Ponte

Werken met Zenvoices 

CS Accountancy ervaart het werken met Zenvoices erg positief. Ondanks de korte periode dat CS Accountancy met Zenvoices werkt, merken zij al tijdsbesparing. “Zoals met alle goede investeringen kost het eerst tijd voordat het rendement zichtbaar is” vertelt Sandra. “Wat we nu wel al zien bij omvangrijke administraties, na een half jaar de software gebruikt te hebben, is dat we aan het inhalen zijn en het allemaal sneller gaat.” Het fijne aan werken met Zenvoices is volgens CS Accountancy het contact en de manier waarop je als klant kunt meedenken. “Een tijdje geleden hadden wij hier op kantoor een sessie met een specialist van Zenvoices. Hij heeft uitgelegd wat er nog meer voor opties zijn binnen de software. “Wij houden ervan om zelf te doen en ontdekken, maar in zo’n sessie merk je hoe fijn het is als iemand de mogelijkheden aan je uitlegt” zegt Sandra. “Het advies dat wordt gegeven is geen globale informatie, maar echt gericht op onze organisatie aan de hand van onze dossiers. Dan heb je er meteen een veel beter beeld bij.” Deze contactmomenten zijn erg waardevol. Op basis van input van klanten worden daadwerkelijk nieuwe features ontwikkeld waarbij de doorlooptijden beperkt blijven” vertelt Sandra.

Ook met Zenvoices aan de slag?

Toekomst 

Vooral de data connectiviteit en het kunnen meebewegen met de markt is in de toekomst erg belangrijk volgens Sandra. Het is voor Zenvoices essentieel om voorop te blijven lopen ten opzichte van andere partijen en de boekhoudleveranciers zelf. De feedbackpagina is daarom ook een erg nuttig onderdeel vertelt ze. Door de mogelijkheid te geven om zelf ideeën toe te voegen en te “ranken” speelt Zenvoices goed in op de klantbehoefte. Op basis van die ranking worden vervolgens nieuwe features ontwikkeld. “Ons doel, vertelt Sandra tot slot, is om uiteindelijk 70-80% van de administratie zo veel mogelijk te automatiseren.”

Over CS Accountancy

CS Accountancy is een eigentijds kantoor op het gebied van financiële dienstverlening en advies. Ze zijn gevestigd in Rotterdam centrum en zetten hun expertise in op het gebied van accounting en advies, voor zowel het MKB als voor grote ondernemingen. Persoonlijke benadering gebaseerd op vertrouwen is daarbij het uitgangspunt. Daarnaast biedt CS Accountancy een vast aanspreekpunt, zodat er actief mee gebouwd kan worden aan de onderneming van de klant. Naast accountancy kan CS Accountancy ook helpen op fiscaal vlak of op het gebied van marketingcommunicatie.



Het succesverhaal van Iris Meulendijks (Advies Anno Nu)

Hoe het begon…

Iris Meulendijks werkt met haar administratiekantoor Advies Anno Nu sinds 2020 met Zenvoices. Voor die tijd gebruikten ze een andere scan- en herkenoplossing waarmee 20% van de facturen geautomatiseerd doorgestuurd konden worden naar de boekhouding. Daarbij was het begrip ‘automatisch doorsturen’ een sprong in het diepe, want er waren twee smaken: Of alles van een relatie automatisch naar de boekhouding of niet. Er was geen enkele controle op de juistheid van een boeking, dus ging er nog wel eens wat fout. 

Wat Zenvoices realiseert:

  • Sturen op herkenningsscore per factuur. De herkenningsscore geeft aan wat de zekerheid is dat de gegevens op de factuur volledig juist herkend zijn. Deze wordt toegekend op boekings- en veldniveau. Door een minimale herkenningsscore in te stellen kun je bepalen wanneer een boekingsvoorstel automatisch goedgekeurd kan worden.
  • Relaties toewijzen aan bonnen en facturen, ook al is de informatie op een document maar half zoals bij een bestelling of het bonnetje. Eén uniek kenmerk is al voldoende. Relatie toewijs regels bieden de mogelijkheid om bonnen en facturen automatisch te boeken.
  • Templates inrichten op uiteenlopende manieren. Advies Anno Nu heeft daarmee de automatiseringsgraad met tientallen procenten verhoogd. Een boekingstemplate maak je eenmalig aan en is een blauwdruk voor toekomstige boekingen. Je kunt instellen dat een boekingstemplate automatisch gebruikt wordt voor nieuwe boekingen van een relatie.
  • Tags gebruiken bij relaties. Zo wordt bijvoorbeeld elke relatie met de tag ‘US Dollar’ volgens een bepaalde template geboekt of standaard goedgekeurd/afgekeurd. Net wat je wilt. 
  • Regels gebruiken voor het toewijzen van een dagboek (handig voor selfbilling bijvoorbeeld), voor het verplaatsen naar een andere administratie, voor het toekennen van de juiste template, voor het goedkeuren. Daarmee kun je gecontroleerd automatiseren.

Resultaat:


Met deze features realiseren wij op facturen 95% automatische herkenning en op bonnen 70%. Dit is een resultaat waar we erg blij mee zijn!” – Iris Meulendijks.



Verslag van het seminar ‘RPA en robotic accounting’

Woensdag 29 september 2021 vond alweer voor de vierde keer het seminar ‘RPA en robotic accounting’ plaats. Op deze seminars, georganiseerd door GBned, worden de laatste ontwikkelingen en innovaties besproken met betrekking tot het digitaliseren van boekhoud- en betaalprocessen.

In deze editie was er bijzondere aandacht voor o.a. Peppol, in het bijzonder voor het verzenden en ontvangen van statusberichten bij facturen die via Peppol worden uitgewisseld.

Wat maakt Peppol ook alweer mogelijk?

In het kort… met Peppol kun je veilig facturen uitwisselen met bedrijven, instellingen en de overheid. Zenvoices ondersteunt het ontvangen van facturen via Peppol al sinds 2019 in haar software. Recentelijk is daar ook de mogelijkheid aan toegevoegd om de verzender te informeren over de status van een factuur via het Peppol netwerk. Meer details over de voordelen van het verwerken van facturen via Peppol vind je hier.

Retourberichten sturen via Peppol, de achtergrond

Zenvoices richt zich met de ontwikkeling van haar software op verdere digitalisering en automatisering van het proces van inkomende factuur tot aan boeking in de administratie. Daarom is Zenvoices door onderzoeksbureau GBNED gevraagd deel te nemen aan de kopgroep e-retour, waarin innovatieve marktpartijen, zoals boekhoudpakketten, Peppol accespoints en ook Zenvoices in opdracht van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de ontwikkeling zijn gestart om het verzenden en het ontvangen van retourberichten van facturen die via Peppol worden verwerkt, te ondersteunen. De verwerking van e-facturen via Peppol zal immers in de toekomst een dominanter aandeel krijgen in het factuurverwerkingsproces. Daarbij speelt ook de digitalisering van informatie over de status van facturen een belangrijke rol. Zenvoices heeft succesvol het verzenden van retourberichten via Peppol mogelijk gemaakt. In de achterliggende testperiode is samen met de andere deelnemers van de kopgroep onderling kennis uitgewisseld en met elkaar gewerkt aan het mogelijk maken van verzending, maar ook het ontvangen van retourberichten bij de deelnemende boekhoudpakketten.

Peppol retourberichten live showcase tijdens seminar ‘RPA en robotic accounting’

Voor deze editie heeft organisator Gerard Bottemanne aan deelnemers van de ‘kopgroep e-retour’ gevraagd om de werking van retourberichten live te demonstreren. Dit resulteerde in een goed opgebouwde demonstratie door boekhoudpakketten als Exact, Informer en Kleisteen aan de ene kant en factuurherkennings- en verwerkingsspecialisten als Lucom en Zenvoices aan de andere kant. Vanuit Zenvoices was oprichter en Lead Developer Nik Schuiling als spreker aanwezig om het proces met retourberichten vanuit Zenvoices naar Informer en Kleisteen te laten zien en toe te lichten aan de genodigden.

Seminar-RPA-RoboticAccounting
Nik Schuiling (midden) en mede kopgroep e-retour leden op het seminar RPA en robotic accounting 2021.

Weer een belangrijke stap in de missie van Zenvoices

Ook Peppol retourberichten dragen bij aan de missie van Zenvoices om factuurverwerking betrouwbaar te automatiseren. Door het informeren van de verzender wordt immers onnodige persoonlijke communicatie gedurende het factuurverwerkingsproces beperkt en hoeft uitsluitend bij uitzonderingen actie te worden ondernomen. Door retourberichten in combinatie met een digitaal goedkeuringsproces te gebruiken, kan ook bij deze uitzonderingen direct de juiste verantwoordelijke worden geadresseerd voor verdere opvolging. Met het mogelijk maken van het verzenden van retourberichten via Peppol in haar software zet Zenvoices een verdere stap om betrouwbaar geautomatiseerde verwerking van facturen te combineren met optimale informatievoorziening voor partijen in de factuurketen. Tijdens de presentatie door Nik Schuiling is ook ingegaan hoe we, ook zonder retourberichten, al bij klanten tot meer dan 80% van de facturen automatisch verwerken met behoud van controle. Kortom, hoe we betrouwbaar tijd en geld besparen bij onze klanten. Ook meer weten over hoe je vandaag al stappen kan zetten om de toekomst van factuurverwerking te ervaren? Neem contact met ons op.


Waarom wij bij Zenvoices ISO gecertificeerd willen zijn

Vanaf de start in 2017 leeft bij Zenvoices al de wens om voor informatiebeveiliging en kwaliteitsmanagement ISO gecertificeerd te worden. Dit om twee belangrijke redenen. De eerste reden is dat we onze klanten en gebruikers willen kunnen verzekeren dat we zowel in kwalitatieve zin met onze werkprocessen, als in betrouwbaarheid met onze informatiebeveiliging de hoogst mogelijke standaarden hanteren. De tweede reden is intern gericht, we wilden ook naar onszelf de bevestiging hebben dat de toegepaste werkwijzen en controles voor informatiebeveiliging aan de strenge eisen die horen bij ISO normeringen, zouden voldoen.

Wat houdt een ISO certificering eigenlijk in?

Een ISO certificering is er om aan te tonen dat je als organisatie voldoet aan de eisen van de betreffende norm. Zo zijn er verschillende ISO normen en certificaten te behalen. Het traject dat je ingaat en het uiteindelijke certificaat dat je behaalt, laat zien dat je systemen op orde zijn en er met regelmaat controles op de processen plaatsvinden. Alle werkprocessen zijn zorgvuldig vastgelegd en die structuur zorgt ervoor dat er steeds op dezelfde wijze gewerkt wordt.

Zenvoices is ISO 9001:2015 en ISO 27001:2017 gecertificeerd

Sinds april 2021 is Zenvoices na een intensief voortraject met onze partner Certificerings Advies Nederland officieel gecertificeerd door Brand Compliance voor de ISO 9001:2015 en ISO 27001:2017 norm. Bij ISO 27001 ligt de focus op het hebben en onderhouden van een managementsysteem voor informatiebeveiliging en ISO 9001 is gericht op het hebben en onderhouden van een intern kwaliteitsmanagementsysteem.

ISO 9001

ISO 9001 is de wereldwijde standaard voor kwaliteitsmanagement. Deze certificering geeft aan dat Zenvoices als organisatie beschikt over een goed werkend intern kwaliteitsmanagementsysteem. Dit houdt in dat alles binnen onze organisatie wordt vastgelegd en geëvalueerd en alle medewerkers hun verantwoordelijkheden kennen en helder hebben hoe de kwaliteit binnen Zenvoices gewaarborgd blijft. 

ISO 27001

ISO 27001 is de wereldwijde standaard voor informatiebeveiliging en toont aan dat Zenvoices voldoet aan alle eisen rondom het beveiligen van informatie en de privacywetgeving. Hiermee kunnen we als organisatie betrouwbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatie garanderen en zullen wij er alles aan doen om persoons- en/of bedrijfsgegevens te beschermen tegen hackers en inbraak. 

Continu controleren, verbeteren en vastleggen

De klanten maken intensief gebruik van onze software en daarbij heeft het borgen van kwaliteit en van betrouwbaarheid top prioriteit. Met de certificeringen tonen wij aan dat onze interne processen worden gemonitord, de kwaliteit wordt bewaakt en er gewerkt wordt aan continue verbetering van onze organisatie en dienstverlening. Jaarlijks wordt door een externe auditor gecontroleerd of we nog steeds aan de vereisten van de ISO 9001 en ISO 27001 certificering voldoen. Iedere 3 jaar vindt er een volledige toetsing plaats en worden bij positieve beoordeling de certificaten met 3 jaar verlengd. Kortom, wil je als organisatie voor een vertrouwelijk proces als factuurverwerking kunnen rekenen op een organisatie die op gebied van kwaliteitsmanagement en informatiebeveiliging het aantoonbaar op orde heeft, dan is Zenvoices de partij om mee te werken.


Peppol e-facturatie met retourberichten

Wat is Peppol?

Peppol is de internationale standaard voor het eenvoudig, snel en betrouwbaar verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen in het gestandaardiseerde UBL formaat. Zenvoices is sinds 2019 aangesloten bij het Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) netwerk. Met het gebruik van Peppol staat de authenticiteit van de verzender vast en is de integriteit van het bericht verzekerd. Organisaties die werken met Zenvoices kunnen zich gratis registreren in het Peppol netwerk en zijn hiermee voorbereid op de toekomst van factuuruitwisseling.

E-factureren

De markt ontwikkelt zich snel in een richting waarin papieren facturen niet meer bestaan, deze zullen in de toekomst worden vervangen door e-facturen. Een e-factuur wordt ook wel een digitale factuur genoemd, deze voldoet aan specifieke eigenschappen. Een elektronische factuur (e-factuur) is een gestructureerd, digitaal bestand (maar geen pdf) waarbij alle gegevens altijd op een vaste plek in het bestand staan en hun eigen betekenis hebben. Een e-factuur kan vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt in het andere systeem. Om deze bestanden 100% betrouwbaar onderling uit te wisselen is Peppol binnen de Europese Unie als stelsel ontwikkeld. Het uitwisselen verloopt via beveiligde verbindingen tussen leveranciers en ontvangers, waarbij gebruik wordt gemaakt van serviceproviders die aangesloten zijn op Peppol. Het toezicht wordt uitgevoerd door Peppol-autoriteiten. Wil je als onderneming of organisatie meer weten over e-facturatie, raadpleeg dan ook de ontwikkelingen op de site van de ‘Digitale Overheid‘.

Peppol retourberichten

Onderzoeksbureau GBNED is het initiatief “e-retour” gestart, in opdracht van het Ministerie van Binnenlandse zaken en Koninklijkrelaties (BKZ). E-retour maakt het mogelijk om de factuurstatus te volgen bij klanten. De voorwaarde is wel dat beide partijen gebruik maken van elektronisch factureren op basis van Peppol. Een e-retour bericht is een bericht dat je ontvangt als verzender van een factuur op het moment dat de ontvanger iets verandert in de status van de factuur. Zo kun je dus direct zien of de factuur ontvangen is en hoef je niet meer achteraf telefonisch- of mailcontact op te nemen voor bevestiging. 

Samen met een aantal andere organisaties is Zenvoices actief onderdeel van de kopgroep e-retour. Binnen deze kopgroep wordt door de betrokken partijen actief gewerkt aan het optimaliseren van dit informatieproces proces voor de toekomst. Lees de startgids van GBNED voor meer informatie.

Statussen

In Zenvoices kun je aangeven welke berichten verzonden moeten worden. Dit kan voor iedere Peppol koppeling per status ingesteld worden. De statussen die in Zenvoices gebruikt worden zijn:

  • (AB) Ontvangstbevestiging berichten versturen: direct wanneer de Peppol factuur ontvangen is in je Zenvoices omgeving.
  • (AP) Geaccepteerd en goedgekeurd berichten versturen: direct wanneer de Peppol factuur goedgekeurd is aan het einde van het autorisatieproces.
  • (RE) Afgewezen berichten versturen: direct wanneer de Peppol factuur afgekeurd is in het autorisatieproces. Bij het afkeuren kan een reden ingevoerd worden, welke verzonden wordt naar de leverancier.

Er zijn nog een aantal andere mogelijke statussen, maar deze worden niet ondersteund in Zenvoices, namelijk: 

  • IP – In process 
  • UQ – Under query  
  • CA – Conditionally accepted 
  • PD – Paid (Final status) 

Meer informatie over het versturen van retourberichten via Peppol lees je in ons helpartikel.

Wil je op de hoogte blijven van Peppol e-retourberichten?  

In onze nieuws-updates lees je alle ontwikkelingen rondom dit onderwerp en meer.

Meer weten over hoe Zenvoices kan ondersteunen in de transitie van traditionele factuurverwerking naar e-factuur verwerking?

Met onze integratie met toonaangevende boekhoudpakketten en onze oplossingen voor betrouwbare automatische factuurverwerking, autorisatiemanagement en betalen heeft Zenvoices de kennis en software beschikbaar om organisaties nu al te ondersteunen in het proces naar de toekomst van factuurverwerking. Zenvoices is ISO 9001:2015 en 27001:2017 gecertificeerd.

Probeer onze oplossingen uit of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN NIEUWSBRIEF ONTVANGEN


Klantcase: David Accountants

David Accountants over de support binnen Zenvoices en de meerwaarde van het helpcentrum.

Zenvoices ging in gesprek met David Verhagen, eigenaar en oprichter van David Accountants en Gert Leeijen, Operations Officer binnen David Accountants. 

Over David Accountants

Na een intensieve samenwerking hebben VHP Accountants en David Accountants besloten om zich samen te voegen en verder te gaan onder de naam David Accountants. Bij David Accountants kun je vertrouwen op professionals die niet alleen oog hebben voor de administratie en status van de onderneming, maar ook voor de mens daarachter. Er wordt gewerkt met drie krachtige pijlers die Operations Officers, Financial Officers en Coach Officers worden genoemd, waardoor iedere klant de juiste service en aandacht krijgt van administratie tot jaarrekening en van sparringpartner tot maatwerk. 

Achtergrond 

De aanleiding om met factuurverwerkingssoftware te gaan werken was simpelweg dat digitaliseren een belangrijke rol speelt en ‘’ouderwetse schoenendoosklanten’’ niet echt meer zouden moeten bestaan, aldus Gert. ‘’Een relatie van ons werkte met Zenvoices en was hier erg enthousiast over’’ vertelt Gert. ‘’Zo kwam Zenvoices in 2017 bij ons in beeld.’’ Er is toen door Nik Schuiling op kantoor een demo gegeven en naar aanleiding daarvan is (het toenmalige) VHP Accountants een proefperiode gestart. Vanuit VHP werd er al gewerkt met Zenvoices. 

Zowel via chatsupport als het helpcentrum wordt uitstekende ondersteuning geboden. Er wordt snel gereageerd en ideeën worden goed opgepakt.

Waarom Zenvoices

Naar aanleiding van de proefperiode is er vrij snel definitief de keuze gemaakt om met Zenvoices te gaan werken. ‘’Na afweging was Zenvoices gewoon de betere partij’’ vertelt Gert. De manier van aanleveren en het snel adhoc facturen inboeken was doorslaggevend bij deze keuze. ‘’Met Zenvoices is de administratie snel up-to-date. We kunnen administraties tussentijds bijwerken.’’ Na het fuseren van VHP en David Accountants, is David Accountants met Zenvoices blijven werken. ‘’Scan & herken neemt veel werk uit handen en zorgt ervoor dat veel tijd bespaard wordt op het inboeken. De inrichting kost eenmalig wat werk, maar zodra dat staat levert het veel winst op.” 

Werken met Zenvoices 

Gert werkt sinds 2017 met Zenvoices en is erg te spreken over de samenwerking. ‘’Het werken met Zenvoices verloopt heel fijn. In het begin was de snelheid nog niet helemaal naar wens, maar dat is destijds verholpen en aanzienlijk verbeterd” vertelt Gert. ”Zowel via chatsupport als het helpcentrum wordt uitstekende ondersteuning geboden. Er wordt snel gereageerd en ideeën worden goed opgepakt.’’ Het meedenken door medewerkers van Zenvoices ziet David Accountants echt als een meerwaarde. Daarnaast is Zenvoices gefocust op het ontwikkelen van mogelijkheden om factuurverwerking steeds beter te automatiseren. David Accountants gebruikt Zenvoices voornamelijk voor het boeken van inkoop- en verkoopfacturen, betalen en het digitaal archief. ”De archieffunctie zorgt ervoor dat we alles makkelijk terug kunnen vinden. Daarnaast leggen we bij iedere nieuwe klant uit hoe zij gebruik kunnen maken van de mobiele Zenvoices app. Klanten vinden dit erg fijn.” 

Toekomst 

Zoals het nu verloopt is David Accountants erg blij met Zenvoices. ”Het enige wat eventueel nog verbeterd kan worden is de herkenbaarheid van pinbonnen” vertelt Gert. ”Dan zou het helemaal perfect zijn.” Als we kijken naar de toekomst denkt David dat het uiteindelijk zo moet zijn dat de administraties en misschien zelfs het maken van de jaarrekeningen met software en data-analyses vrijwel geautomatiseerd kan gaan verlopen. Het klantcontact en persoonlijk advies wordt dan belangrijker ten opzichte van de financiële informatie en dat is waar David Accountants op inspeelt. ‘’Wij richten ons ook op het stukje coaching omtrent het welzijn van organisaties en het onderhoud van klantrelaties’’ aldus David.  

Tip van David: het is belangrijk dat bedrijven zich focussen op waar zij goed in zijn en dat vervolgens zo optimaal mogelijk inrichten. ‘’Blijf dicht bij jezelf en ga geen gekke uitstapjes maken naar iets waar anderen goed in zijn.’’