Werken met tags in Zenvoices, wat zijn de voordelen?
Een tag is een label dat je zelf kunt aanmaken en toevoegen aan een relatie of administratie in Zenvoices. Met het gebruik van tags kun je relaties en/of administraties groeperen. Handig dus als je een actie wilt uitvoeren die voor meerdere relaties of administraties van toepassing zijn. Je kunt per medewerker instellen welke rechten zij hebben met betrekking tot het toevoegen of verwijderen van tags. Het is mogelijk om meerdere tags aan één administratie te hangen.
Je kunt tags inzetten voor:
1. Tags voor autorisatiemanagement
Door tags aan te maken op omgevingsniveau, kun je deze in alle administratie raadplegen en (afzonderlijk of door middel van een bulkactie) aan relaties koppelen. Dit kan handig zijn in het autorisatiemanagement, door relatietags aan te maken voor bijvoorbeeld ‘Algemene kosten’ en ‘Inkoopfacturen’. Zo kun je eenvoudig crediteuren groeperen. Als je vervolgens deze tags als voorwaarde bij een autorisator in het autorisatiemanagement opneemt, heb je door middel van één voorwaarde meerdere crediteuren gekoppeld. Zo hoef je niet elke crediteur los te koppelen aan een autorisator. Dit houdt het autorisatieschema wel zo overzichtelijk. Wanneer je tijdens het boeken een nieuwe relatie aanmaakt in Zenvoices, kan je direct de gewenste tag toevoegen, zodat deze nieuwe relatie direct opgenomen is in het autorisatieschema.
2. Tags voor automatiseringsregels
Door tags toe te wijzen aan relaties kun je eenvoudig automatiseringsregels toepassen. Het voordeel hiervan is dat je niet eerst de automatiseringsregels hoeft te openen om daar vervolgens relaties toe te wijzen. Zo kun je bijvoorbeeld een relatietag ‘Automatisch goedkeuren’ aanmaken op omgevingsniveau, zodat deze beschikbaar is in alle administraties. Door deze tag toe te voegen aan de voorwaarden van de goedkeurregel, wordt de automatisering toegepast bij relaties waar deze tag aan toegevoegd is. Deze tag kan in bulk aan meerdere relaties worden toegekend, maar dit kan ook in het boekingsscherm tijdens het boeken. Wil je tijdens het boeken direct automatisering toepassen voor deze relatie, open dan de stamgegevens en voeg de tag toe. Zo is deze relatie voor eerstvolgende factuur direct geautomatiseerd.
3. Tags voor overzicht
In het dashboard kun je de kolom ‘Tags’ toevoegen door deze aan te vinken in de ‘Veldkiezer‘. Je kunt filteren op tags in zowel het statussen dashboard, als in het performance dashboard. Zo heb je als beheerder een overzicht van administratietags welke aan een administratie gekoppeld zijn. Naast de mogelijkheid om te filteren en te zoeken op administratietags, kun je ook de gekoppelde relatietags per relatie inzien. Op deze manier heb je in één oogopslag duidelijk aan welke relatie nog niet of juist wel een relatietag gekoppeld is.
Meer informatie over tags
Meer informatie over het aanmaken en instellen van tags lees je in dit helpartikel. Voor vragen zijn wij op werkdagen van 09.00 – 17.00 uur te bereiken via 085 303 8853, mail of chat. Wens je hulp bij het instellen van je omgeving? Bekijk dan de mogelijkheden voor betaalde ondersteuning.
Volg ons ook op onze socials om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws!