Zenvoices logo
Zenvoices logo

Wat houdt de fiscale bewaarplicht in en hoe voldoe je hieraan?

Wat is de fiscale bewaarplicht? 

Als organisatie of zelfstandige ben je verplicht je administratie een bepaalde tijd te bewaren, dat is wettelijk vastgelegd (Algemene wet inzake rijksbelastingen: Artikel 52). Alle facturen die je ontvangt en verstuurt bewaar je in je administratie. Hiermee kun je aangiftes voor de omzetbelasting en de inkomstenbelasting bewijzen aan de Belastingdienst. Er wordt hierbij onderscheid gemaakt tussen de zogenaamde basisgegevens en gegevens van onroerende zaken. Wat het verschil is en welke bewaarplicht geldt, lees je hieronder. 

Welke documenten moeten bewaard worden en hoe lang? 

Zoals hierboven genoemd wordt er onderscheid gemaakt tussen basisgegevens en gegevens van onroerende zaken:  

  • Basisgegevens 
    Onder basisgegevens vallen het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, de in- en verkoopadministratie en de loonadministratie. Deze gegevens zal de Belastingdienst na 7 jaar niet meer bij je opvragen.  
     
  • Onroerende zaken 
    Gegevens van onroerende zaken (zoals een bedrijfspand) dienen 10 jaar bewaard te worden. Deze langere termijn heeft te maken met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken. 
  • Digitale diensten
    Gegevens van digitale diensten (zoals elektronische-, telecommunicatie- en radio- en televisieomroepdiensten) dienen ook 10 jaar bewaard te worden.

Hoe bewaar je je administratie op de juiste manier en hoe voldoet Zenvoices hieraan? 

Bonnen en facturen mag je bewaren op de manier waarop ze zijn binnengekomen (crediteurenadministratie) of hoe je ze verstuurd hebt (debiteurenadministratie). Wanneer een bestand digitaal ontvangen is dan hoeft dit bestand dus niet geprint te worden, maar sla je het digitaal op. Papieren uitgeprinte facturen of bonnen kun je in mappen bewaren, maar mogen ook digitaal bewaard worden. Wel moeten deze juist zijn gescand en het volledige originele document tonen. De Belastingdienst schrijft hierover het volgende:

Het is belangrijk dat de authenticiteit (herkomst), de integriteit (betrouwbaarheid) en de leesbaarheid van de
gegevens gewaarborgd worden. Voor een factuur bijvoorbeeld is het van belang te weten dat het document daadwerkelijk van de leverancier afkomstig is en dat de inhoud niet is veranderd
“. Hieronder lees je wat Zenvoices doet om aan deze drie punten te kunnen voldoen.

  • Authenticiteit

Zenvoices heeft een uitgebreid digitaal archief waarin facturen en bonnen bewaard kunnen worden. Dit archief bevat handige filters waarmee je zoekopdrachten kunt uitvoeren en alle documenten eenvoudig terug kunt vinden. De originele herkomst van facturen en bonnen wordt vastgelegd in Zenvoices en is zichtbaar in dit archief. Zo kun je terugvinden op welke wijze documenten aangeleverd zijn (per e-mail handmatig geüpload, via de mobiele app, via PEPPOL of via een ander kanaal) en wanneer dit heeft plaatsgevonden. Wanneer facturen per e-mail aangeleverd worden, dan is ook het e-mailbericht te raadplegen in het archief. 

  • Integriteit 

Documenten in het Zenvoices archief kunnen niet gemuteerd worden, waardoor integriteit geborgd is. Wel is het afhankelijk van autorisaties mogelijk om documenten te verwijderen in het archief en toe te voegen, echter is bij een document altijd zichtbaar wanneer deze geüpload is.

  • Leesbaarheid

Zenvoices heeft een mobiele app die het digitaliseren van facturen en bonnen mogelijk maakt. Documenten kunnen daarmee gefotografeerd worden en dankzij de slimme foto functie wordt het gescande document uitgesneden, rechtgezet en netjes opgemaakt. Het voordeel hiervan is dat aan de voorwaarden voldaan wordt en originele bonnetjes en facturen niet bewaard hoeven te worden. Dit scheelt een behoorlijk aantal mappen en het digitaal opslaan van documenten zorgt voor goede houdbaarheid in tegenstelling tot het bewaren van uitgedraaide papieren facturen. De leesbaarheid is hierdoor geborgd.

Vergeet niet: back-up! 

Tot slot is het erg belangrijk dat je administratie niet verloren gaat. Informatiebeveiliging staat bij Zenvoices hoog in het vaandel en daarom zijn wij ook ISO gecertificeerd. Wij waarborgen dat het archief ten minste 10 jaar na factuurdatum te raadplegen is en documenten worden vertrouwelijk opgeslagen volgens de ISO 27001 norm. Wil je je documenten extern opslaan, dan is het mogelijk om het archief te downloaden. Als je je boekhouding offline in papieren staat bijhoudt, dan is het zeker aan te raden om dit digitaal beschikbaar te maken. Een offline boekhouding kost veel tijd en is arbeidsintensief. Als je jouw boekhoudpakket koppelt met Zenvoices, dan zorgen wij voor betrouwbare opslag van jouw administratie.

Bronnen:
Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht (belastingdienst.nl)
Digitale diensten (belastingdienst.nl)

Volg ons ook op onze socials om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws!