Zenvoices logo
Zenvoices logo

Hoogste tijd om tijd te besparen

We lopen er allemaal wel eens tegenaan dat we niet alle mogelijkheden van software benutten omdat we geen tijd kunnen vrij maken om ons in de mogelijkheden te verdiepen. Bij Zenvoices hebben we het zo eenvoudig mogelijk gemaakt om zelf je factuurverwerkingsproces, autorisatieproces of purchase to pay proces naar eigen inzicht in te richten en te automatiseren. Onderstaand benoemen we vijf populaire mogelijkheden die onze gebruikers inzetten in hun omgeving om tijd te besparen met factuurverwerking.

Vijf tips om tijd te besparen

1. Het automatisch toewijzen van facturen aan de juiste administratie

Werk je met meerdere administraties en wil je niet per administratie een e-mailadres gebruiken om facturen van de bewuste administratie naar toe te sturen? Dan kun je gebruik maken van de ‘verplaats regel’. Hiermee kun je op basis van zelf ingestelde regels bepalen in welke administratie een factuur of bon moet worden verwerkt. Hiermee aan de slag gaan? Deze mogelijkheid wordt beschreven in het helpartikel ‘Automatiseringsregels voor Uploaden & inlezen

2. Het automatisch toewijzen van het juiste dagboek

Werk je met meerdere dagboeken? Dan kun je op verschillende manieren automatisch facturen aan het juiste dagboek laten toewijzen. Zo kun je in het e-mail onderwerp een dagboekcode opnemen om dit te realiseren, maar is ook op basis van tekst uit het document, denk hierbij aan ‘verkoopfactuur’ bijvoorbeeld het document aan een dagboek toewijzen. Meer hierover lees je in het helpartikel ‘Automatisch dagboek toewijzen‘. Werk je liever met een apart e-mailadres voor facturen die in een ander dagboek moeten worden aangeleverd? Dat kan natuurlijk ook, raadpleeg daarvoor het artikel ‘Documenten e-mailen‘.

3. Het automatisch van het inlezen van facturen en bonnen

Tijd besparen door de stap ‘Uploaden & Inlezen’ over te slaan? Door inleesregels toe te passen kun je het proces van het inlezen van facturen en bonnen automatiseren. Facturen en bonnen worden dan direct omgezet in een boekingsvoorstel en staan dan voor controle en/of aanvullen klaar. Deze regels kun je zelf instellen naar wens. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om documenten van vertrouwde afzenders direct na ontvangst automatisch in te lezen of documenten van geblokkeerde afzenders automatisch te verwijderen. Uiteraard kun je zelf bepalen hoe je deze mogelijkheid wilt inzetten aan de hand van de in te stellen regels. Raadpleeg het artikel ‘Documenten van vertrouwde afzenders automatisch inlezen‘ voor de mogelijkheden om hierin stappen te zetten.

4. Het automatisch boeken van facturen

Dit is de meest populaire bij onze innovatieve klanten. Het automatisch boeken van facturen en bonnen. Doordat dit bij Zenvoices is gekoppeld aan een betrouwbaarheidsscore, ook wel herkenningsscore genoemd, heb je maximale controle over welke facturen in aanmerking komen voor automatische verwerking. Door het toepassen van automatiseringsregels kun je ook nog bepalen welke criteria je hieraan verbindt, denk hierbij aan bedrag, afzender, relatie o.i.d. We bieden voor het gecontroleerd automatiseren van boekingen legio mogelijkheden in de software. Raadpleeg het artikel ‘Automatiseringsregels voor Boekingen‘ voor een instructievideo en meer informatie over het automatiseren van boekingen in jouw administraties.

5. Wijs automatisch facturen toe aan de juiste persoon voor autorisatie.

Onze module ‘Autorisatiemanagement‘ wordt veel ingezet in administraties om de goedkeurprocessen voor factuurstromen te digitaliseren. Soms wordt onnodig de toewijzing van facturen nog handmatig gedaan. In dat geval wordt de route die een factuur aflegt bepaald door de persoon die het schema kiest tijdens het controleren van boekingen in Zenvoices. Je kunt dit proces ook automatiseren. In een autorisatieschema leg je vast welke gebruikers, de zogenaamde autorisatoren, een boeking moeten autoriseren en in welke volgorde dit moet plaatsvinden (niveaus). Door dit schema aan te vullen met voorwaarden en deze te koppelen aan personen, kun je automatisch laten bepalen wie welke factuur tot welk bedrag moet goedkeuren. Dit gaat dan bijvoorbeeld op bedragen, maar ook in combinatie met boekingseigenschappen zoals kostenplaatsen, grootboekrekeningen, omschrijvingen etc. We hebben uitgebreide mogelijkheden beschikbaar om het handmatig toewijzen aan autorisatoren te vervangen voor automatische toewijzing op basis van zelf instelbare voorwaarden. Raadpleeg het helpartikel ‘Autorisatieschema’s‘ om dit in je administratie mogelijk te maken.

Aan de slag?

Bekijk onze video’s

Wil je meer weten over het inrichten van je omgeving met automatiseringsregels? Er komen regelmatig instructievideo’s online op ons YouTube kanaal. Bekijk bijvoorbeeld eens de video over hoe je het gehele proces van inkomende factuur tot boeking in je boekhoudpakket kunt automatiseren. 


Raadpleeg helpcentrum

De gebruiksvriendelijke Zenvoices software is zo ontwikkeld dat je met behulp van ons uitgebreide helpcentrum zelf de mogelijkheden kan ontdekken, aanvullende instructies kan raadplegen en zelfstandig processen kan inrichten naar eigen inzicht.


Geen tijd om tijd te besparen?

In de dagelijkse praktijk merken we dat veel van onze klanten wel weten dat we bepaalde mogelijkheden hebben, maar dat ze deze door tijdgebrek niet benutten. Het inrichten van het automatiseringsproces kost inderdaad eenmalig wat tijd, maar bespaart je vervolgens tijd op de handelingen die je tot dan toe handmatig moest uitvoeren. Onze experts helpen je graag op weg, zodat jij sneller kunt beginnen met het besparen én beter benutten van tijd. We bieden betaalde ondersteuning in de onderstaande twee vormen. 

Samen starten 

Net begonnen met Zenvoices? Met ons ‘Samen Starten’ pakket helpen we je op afspraak in maximaal 60 minuten op weg en richten we samen Zenvoices in. Zo kun je extra snel van de voordelen van onze oplossingen profiteren. Blijkt dat er aanvullende tijd gewenst is, dan kunnen we daarover in deze sessie afspraken maken.

Ondersteuning naar wens 

We bieden ook ondersteuning naar wens waarin afhankelijk van jouw vereisten een aanbieding wordt samengesteld om de inrichting, training en ondersteuning te laten verzorgen door onze specialisten. 

Beginnen met tijd besparen? Klik op de onderstaande afbeelding en plan direct je afspraak, tijdelijk met 15% korting!