Hoe kun je een digitaal archief een aanvulling laten zijn op wat reeds in de meeste boekhoudpakketten van de partners van Zenvoices te vinden is? Met die vraag houden wij ons continu bezig en we vragen daarin ook regelmatig feedback van onze gebruikers. Zo hebben we de afgelopen maanden functionaliteiten aan onze factuurarchivering kunnen toevoegen om sneller en beter informatie te kunnen raadplegen over transacties, zonder dat er toegang tot het gekoppelde boekhoudpakket vereist is.

In het digitaal archief van Zenvoices zijn facturen en bonnen met volledige historie inclusief auditrapport snel terug te vinden. Je kunt documenten eenvoudig raadplegen, filteren, doorzoeken en downloaden. Er kan gelijktijdig worden gezocht in het archief van meerdere administraties. In het Zenvoices archief worden documenten 10 jaar opgeslagen conform de fiscale bewaarplicht.

Welke tien populaire functies heeft het digitaal archief?

1. Een uitgebreide zoekfunctie
2. Een snelkeuze menu voor weergave meest gevraagde overzichten
3. Persoonlijke weergave instellingen met veldkeuze
4. Administratie selectie mogelijkheden
5. Talrijke filtermogelijkheden
6. Excel exportmogelijkheid van het ingestelde archiefoverzicht
7. Het raadplegen van persoonlijk autorisatie overzicht
8. Download mogelijkheid inclusief een compleet auditrapport
9. Een back-up functie met filtermogelijkheden
10. Toegangsrechten instellen per gebruiker

1. De uitgebreide zoekfunctie

Met de zoekfunctie zoek je eenvoudig in de inhoud van meerdere boekingsvelden (onder andere omschrijving, regelomschrijvingen en relatienaam) maar ook in de tekst van het boekingsdocument.

2. Snelkeuze menu weergave meest gevraagde overzichten

Voor gebruikers van onze module ‘autorisatiemanagement’ hebben wij de meest gevraagde weergave opties in een snelkeuzemenu beschikbaar gemaakt:

• Standaard weergave
• Recent geautoriseerd: toont recent geautoriseerde boekingen, gesorteerd op autorisatiedatum
• Recent afgekeurd: toont recent afgekeurde boekingen, gesorteerd op autorisatiedatum
• Autorisatie in behandeling: toont de boekingen die nog geautoriseerd moeten worden

3. Persoonlijke weergave instellingen met veldkeuze

Het archiefoverzicht is naar eigen inzicht op te bouwen. Er kan worden gekozen welke velden in het overzicht zichtbaar moeten zijn en ook de volgorde van de kolommen is naar eigen inzicht te bepalen.

4. Administratie selecteren

Het is mogelijk om in meerdere administraties tegelijkertijd of slechts in één administratie te zoeken naar boekingsdocumenten.

5. Talrijke filtermogelijkheden

Het is mogelijk om de zoekopdracht heel specifiek te maken doordat er gefilterd kan worden op uitgebreide hoeveelheid velden. Hieronder zie je welke velden en combinaties van velden kunnen worden geselecteerd om een zoekopdracht specifiek uit te voeren:

Onderstaand zie je de wijze waarop je binnen de velden kunt bepalen hoe je kan zoeken:

6. Excel exportmogelijkheid van het ingestelde archiefoverzicht

Het is mogelijk om je gemaakte overzicht als Excel te downloaden. Dit wordt in praktijk veel gebruikt voor rapportages aan collega’s die geen toegang hebben tot Zenvoices, maar wel inzicht willen hebben in de periodiek verwerkte boekingen.

7. Het raadplegen van persoonlijk autorisatie overzicht

Als er gebruik wordt gemaakt van autorisatiemanagement in Zenvoices kan je de rechten voor een autorisator zo instellen dat deze uitsluitend toegang heeft tot zijn eigen autorisatie historie. Zo kunnen ze altijd raadplegen welke communicatie er is geweest en bijvoorbeeld op welke basis een factuur de vorige keer door hem/haar is goedgekeurd.

8. Download mogelijkheid inclusief een compleet auditrapport

Het is mogelijk om een factuur uit het archief te downloaden. Indien gewenst kan dit met een auditrapport. Een auditrapport is een document bij de boeking met de volgende informatie:

• Documentgegevens (o.a. administratie, dagboek, relatienaam, link naar Zenvoices archief)
• Herkomst en geschiedenis
• Opmerkingen
• Autorisatiehistorie

Bovenstaande wordt vaak gebruikt indien er tijdens een audit (controle) vragen komen over de geschiedenis van specifieke boekingen.

9. Een back-up functie met filtermogelijkheden

Een boeking in het Zenvoices archief is beschikbaar voor klanten tot 10 jaar na verwerking. Er is ook een mogelijkheid om de boekingsdocumenten digitaal buiten Zenvoices zeker te stellen. Hiervoor kunnen deze als back-up worden gedownload.

De documenten kunnen worden gedownload uit één of een selectie administraties per dagboek en periode, al dan niet inclusief het auditrapport.

10. Toegangsrechten instellen per gebruiker

Per gebruiker is instelbaar tot welk archief deze toegang mag hebben. Dit wordt gebruikt om op functie/rol of medewerkersniveau te bepalen in welke archieven deze documenten mag raadplegen.

Meer weten over het werken met het digitaal archief in Zenvoices?

Ben je al gebruiker? Raadpleeg de mogelijkheden om op basis hiervan boekingen te automatiseren in het helpcentrum.

Nog geen klant? Of je nu bij een boekhoud- of accountantskantoor actief bent, in een non-profit organisatie werkt of als ondernemer actief bent, met Zenvoices kun je zelf aan de slag om betrouwbaar factuurverwerking te automatiseren. Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je direct wilt starten met tijd en geld besparen.

Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN NIEUWSBRIEF ONTVANGEN