Zenvoices logo
Zenvoices logo

Factuurverwerking automatiseren met Zenvoices voor AFAS

Het is natuurlijk al langer mogelijk om Zenvoices als betrouwbare scan en herken oplossing met AFAS te gebruiken. Meer tijd en geld besparen kan je echter door ook boekingen voor AFAS grotendeels te automatiseren.

3 manieren om boekingen voor AFAS te automatiseren

1: Werken met herkenningsscores

Met herkenningsscores kun je eenvoudig en betrouwbaar boekingen geheel of gedeeltelijk automatiseren. De herkenningsscore geeft aan wat de zekerheid is dat de gegevens volledig juist herkend zijn. De score wordt toegekend op boekings- en veldniveau en door de zelflerende software lopen scores op naarmate facturen vaker zijn verwerkt. 

Weergave herkenningsscore in Zenvoices

Voor generieke boekingen kun je met het instellen van de herkenningsscore bepalen welke boekingen geautomatiseerd kunnen worden. Dit kan op dagboekniveau, relatieniveau of als onderdeel van een set voorwaarden worden ingezet, zodat je als gebruiker altijd de regie houdt over de mate van automatisering. In het onderstaande voorbeeld is gekozen om alle facturen met een herkenning van 95% of hoger en een bedrag onder de 100 euro te automatiseren.

Voorbeeld van automatiseringsregel

Het kan dus voorkomen dat facturen, die in eerste instantie geen hoge herkenningsscore krijgen door het verwerken, stijgen in herkenningsscore en op het moment dat ze aan de voorwaarde 95% of hoger voldoen alsnog automatisch verwerkt gaan worden. Op deze wijze heeft Zenvoices ook voor AFAS gebruikers een betrouwbare methode beschikbaar om naast het herkennen ook het boeken van facturen te automatiseren.

2: Werken met tags

Met tags kun je in Zenvoices bijvoorbeeld bepalen welke relaties in AFAS in aanmerking komen. Je kunt relaties groeperen met een tag. In onderstaande voorbeeld is de tag ‘Automatisch goedkeuren’ aangemaakt en zijn er twee relaties voorzien van deze tag.

Relaties met de aangemaakte tag Automatisch goedkeuren

Door deze tag vervolgens toe te passen in een automatiseringsregel heb je een hele groep relaties direct beschikbaar om de automatiseringsregel op toe te passen. Om dit betrouwbaar te doen is het ook een minimale herkenningsscore als voorwaarde toegevoegd, zodat uitsluitend facturen van de relaties met de tag ‘Automatisch goedkeuren’ en een herkenningsscore van meer dan 95% automatisch worden geboekt in AFAS. In onderstaande afbeelding zie je hoe dit in Zenvoices eenvoudig is in te richten.

Automatisch boeken van facturen in AFAS met gebruikmaking van herkenningsscore en relatietags

3: Werken met tekstherkenning

Met tekstherkenning in Zenvoices kun je een relaties op naam herkennen, indien de factuur of bon onvoldoende kenmerken heeft om dit op de standaardwijze te laten bepalen. Ook is het mogelijk om tekstherkenning in te zetten om op basis van een unieke tekst automatisch een boekingswijze te bepalen voor het verwerken van de factuur in AFAS.

Relatie toewijzen met tekstherkenning: voor het toewijzen van relaties bij inkoopfacturen van relaties buiten de EU of bonnen, maar ook voor het eenvoudig toewijzen van een relatie bij verkoopfacturen biedt onze tekstherkenning uitkomst. Onderstaand vind je drie veelgebruikte scenario’s waarbij met tekstherkenning het toewijzen van een relatie kan worden geautomatiseerd.

Toewijsregel relatie bij factuur van buiten de EU

Tekstherkenning gebruiken om bij een factuur van buiten de EU de relatietoewijzing te automatiseren

Toewijsregel relatie ‘diverse tankstations’ bij brandstofbonnen

Deze afbeelding heeft een leeg alt-attribuut; de bestandsnaam is image.png
Tekstherkenning gebruiken om bonnen van verschillende benzinepompen op één relatie ‘Diverse tankstations’ te boeken

Toewijsregel relatie ‘diverse per pin ontvangen’ bij verkoopfacturen

Tekstherkenning gebruiken om met pin betaalde verkoopfacturen aan een verzamelrelatie ‘Diversen per pin ontvangen’ toe te wijzen

Boekingswijze bepalen door tekstherkenning: het bepalen van een boekingswijze op basis van tekstherkenning maakt het mogelijk ook voor AFAS boekingen te automatiseren waarbij van één relatie facturen worden verwerkt waarbij verschillende boekingswijzen vereist zijn. Denk hierbij aan het verwerken van creditnota’s, projectfacturen of verschillende betalingskortingen per leverancier. Onderstaand zie je hoe deze drie voorbeelden zelf eenvoudig kunnen worden ingericht met Zenvoices.

Toewijsregel boekingstemplate voor verwerking creditnota

Tekstherkenning gebruiken om facturen waarop het unieke woord ‘creditnota’ wordt vermeld naar ingestelde voorkeur te verwerken

Toewijsregel boekingstemplate voor verwerking projectfactuur, dit kan ook specifieker met uniek projectnummer.

Tekstherkenning gebruiken om facturen waarop het unieke woord ‘Project’ wordt vermeld op vooraf bepaalde wijze
Tekstherkenning gebruiken om facturen waarop de unieke woorden ‘Adidas 4% skonto’ worden vermeld met betalingskorting automatisch te boeken.

Meer weten over het automatiseren van factuurverwerking met Zenvoices voor AFAS?

Ben je al gebruiker van Zenvoices voor AFAS? Raadpleeg de mogelijkheden in het helpcentrum of maak een afspraak om de mogelijkheden door te spreken voor jouw administraties.

Nog geen klant? Of je nu bij een boekhoud- of accountantskantoor actief bent, in een non-profit organisatie werkt of als ondernemer actief bent, met Zenvoices kun je zelf aan de slag om betrouwbaar factuurverwerking te automatiseren. Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je direct wilt starten met tijd en geld besparen.

Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN NIEUWSBRIEF ONTVANGEN