Zenvoices logo
Zenvoices logo

Klantcase: Advies Anno Nu

Advies Anno Nu over betrouwbaar automatiseren met Zenvoices

Zenvoices sprak met Iris Meulendijks boekhouder, automatiseringsfreak en één van de drijvende krachten achter Advies Anno Nu. 

Over Advies Anno Nu

Advies Anno Nu is een snelgroeiend administratiekantoor in Doetinchem waar het AUTOMATISEREN van de administratieve werkzaamheden met hoofdletters staat geschreven. Een altijd bijgewerkte administratie beschikbaar hebben, tegen de laagst mogelijke maandelijkse kostprijs, met diverse tools om de informatie met de klant te delen, dat is waar het bij Advies Anno Nu om draait. Door deze invalshoek kan er volop worden ingezet op persoonlijk advies en ondersteuning in de dagelijkse financiële bedrijfsvoering. Advies Anno Nu valt op door de informele communicatie, waardoor ze door de klanten eerder als de kennis met kennis worden gezien, dan als een traditioneel administratiekantoor.  

Achtergrond 

 ”Ik was klaar met het handmatig verwerken van facturen’’ vertelt Iris. Dit was de voornaamste reden om al in 2016 de overstap te maken naar Exact Online en te gaan werken in combinatie met een scan & herken oplossing. Met deze overstap werd ervaren hoe met meer gemak facturen en bonnen konden worden geboekt. ‘’Waarom zou ik dingen handmatig invoeren, als het ook vanzelf kan gaan?!’’ Afgelopen jaar ontstond de behoefte om de verwerking zover mogelijk betrouwbaar te automatiseren en daarvoor moest er een overstap naar een nieuwe oplossing voor de factuurverwerking worden overwogen.  

Waarom zou ik dingen handmatig invoeren, als het ook vanzelf kan gaan?!

Waarom Zenvoices

In juni 2020 had Iris een bijeenkomst van de Exact Online vereniging. Hier sprak ze met een enthousiaste klant van Zenvoices, die haar tipte om ook te verkennen of Zenvoices voor de volgende fase van Advies Anno Nu de juiste partner zou kunnen zijn. ‘’Ik heb toen eerst nog wel gekeken naar andere aanbieders en wat ook qua tarief zou kunnen aansluiten’’ vertelt Iris. ‘’Uiteindelijk heb ik naar aanleiding van de eerdere tip de automatiseringsmogelijkheden van Zenvoices bestudeerd. Dit sprak me erg aan en daarom heb ik besloten de sprong te wagen.’’ 

Werken met Zenvoices 

In augustus 2020 is er een start gemaakt met een gratis proefperiode en al snel werd duidelijk dat de software voldeed aan de verwachtingen. In de weken die volgden zijn de administraties overgezet en is Advies Anno Nu volledig met Zenvoices gaan werken. In de eerste weken na de opstart zijn punten doorgegeven op aangeven van Iris en haar collega’s om processen nog verder betrouwbaar te automatiseren. “Er zijn in die periode meteen veel zaken door Zenvoices opgepakt voor ontwikkeling, waaronder relatietoewijsregels. Ons probleem dat bonnen vaak niet konden worden gekoppeld aan een relatie werd hiermee opgelost. Het is heel fijn dat dit zo snel opgepakt is’’. Momenteel test Iris de module purchase to pay voor het matchen van inkoopfacturen met bestellingen en leveringen. Dit draait nu bij een klant en daar besparen we veel tijd in het proces, dus daar blijven we gebruik van maken’’ vertelt Iris. Over de samenwerking met Zenvoices is Iris helder: ‘’De samenwerking met Zenvoices verloopt prima.’’ Er is veel contact tussen beide partijen. ‘’Er wordt op opmerkingen meteen inhoudelijk gereageerd. Dat is een pluspunt’’ zegt Iris. ‘’Ze geven dan ook een indicatie of het wel of niet opgepakt kan worden en ook waarom dat dan zo is. Wat je zegt wordt serieus genomen.’’ 

Toekomst 

De verwachting van Iris is dat we in de toekomst overgaan naar elektronisch factureren en geen gebruik meer maken van het traditionele scan en herken proces. “Er komt een moment dat bonnen en facturen als transacties direct digitaal worden verwerkt op het moment dat je deze bijvoorbeeld mobiel betaald hebt” zegt Iris. “Daarmee wordt het mogelijk om 100% te automatiseren en dat is precies waar ik met mijn kantoor en klanten naartoe wil werken.” 



3 voorbeelden om de boekingswijze slim te laten bepalen door tekstherkenning

In Zenvoices is het mogelijk geworden om op basis van tekstherkenning een boekingswijze te laten bepalen. In het kort: Zenvoices herkent op het document een unieke tekst en koppelt daaraan een boekingswijze die vooraf is vastgelegd door de gebruiker. Dat klinkt op zich al handig, maar hoe kun je dat nu in de praktijk gebruiken om tijd te besparen tijdens het verwerken van de facturen? Onderstaand leggen we uit hoe deze functie werkt en geven we 3 praktijkvoorbeelden om deze toewijsregels toe te passen.

Hoe werkt het?

In Zenvoices kun je al lange tijd gebruik maken van boekingstemplates. Daarmee maken we het mogelijk om op basis van ingestelde boekingsregels een boeking voor te bereiden of zelfs geheel automatisch te verwerken. Deze templatefunctie vormt de basis voor het nog slimmer automatiseren op basis van tekstherkenning met Zenvoices. Je kunt meerdere templates aanmaken bij een relatie. Op het moment dat een factuur wordt ingelezen kan van de factuur een unieke tekst worden herkend en op basis van de instructie die je aan de unieke tekst hebt toegekend automatisch een boekingstemplate en daarmee boekingswijze worden geselecteerd voor de bewuste factuur.

Drie praktijkvoorbeelden van toewijsregels voor de bepaling van de boekingswijze

Voorbeeld 1: Creditfacturen verwerken

In veel administraties komen ook creditfacturen binnen. Als je voor de relatie een template hebt aangemaakt voor het boeken van facturen met betalingskorting, dan wil je waarschijnlijk niet dat de betalingskorting wordt toegepast als er sprake is van een creditnota. Dan maak je een template aan voor als er sprake is van een creditnota, met de gewenste boekingswijze. Vervolgens maak je bij ‘Boekingswijze toewijsregel’ onder ‘Automatisering’ in de administratie de regel aan dat zodra de tekst ‘Creditnota’ bij de bewuste relatie op de factuur herkend wordt, de aangemaakte template van toepassing is. Daarmee heb je dan ook voor creditfacturen het boekingsproces geautomatiseerd naar eigen wens.

Voorbeeld 2: Automatisch kostenplaats, kostendrager of project toewijzen op basis van herkende tekst

Stel, je werkt met kostenplaatsen, kostendrageren of projecten en ontvangt van sommige leveranciers facturen per kostenplaats, kostendrager of project. Dan kun je ervoor kiezen om een boekingstemplate per kostenplaats, kostendrager of project aan te maken. Vervolgens maak je bij boekingswijze toewijsregel onder ‘Automatisering’ in de administratie de regel aan dat zodra het kenmerk (projectnummer bijvoorbeeld) bij de bewuste relatie op de factuur herkend wordt, de aangemaakte template van toepassing is. Je zou het dan nog completer kunnen maken door ook direct een goedkeuringsproces voor het bewuste project in te richten, zodat de projectverantwoordelijke ook de factuur ter goedkeuring ontvangt in de portal of via de mobiele app.

Voorbeeld 3: Een leverancier factureert met verschillende facturen verschillende diensten

Er zijn in veel ondernemingen leveranciers die verschillende facturen sturen voor verschillende geleverde diensten/kosten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een verhuurder, die stuurt in sommige situaties een factuur voor de huur met servicekosten en op een andere factuur belasten ze de telecommunicatie en beveiliging door. Ook voor de automatische verwerking van deze facturen biedt het gebruiken van ‘Boekingswijze toewijsregels’ in combinatie met de aangemaakte templates, één voor de huur met servicekosten en één voor de telecom en beveiligingskosten, een uitkomst.

Meer weten over het werken met boekingswijze toewijsregels?

Ben je al gebruiker? Raadpleeg de mogelijkheden om op basis hiervan boekingen te automatiseren in het helpcentrum.

Nog geen klant? Of je nu bij een boekhoud- of accountantskantoor actief bent, in een non-profit organisatie werkt of als ondernemer actief bent, met Zenvoices kun je zelf aan de slag om betrouwbaar factuurverwerking te automatiseren. Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je direct wilt starten met tijd en geld besparen.

Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN NIEUWSBRIEF ONTVANGEN