Zenvoices logo
Zenvoices logo

Automatische relatietoewijzing op basis van herkende tekst

Automatische relatieherkenning is in Zenvoices natuurlijk al tijden onderdeel van het factuurherkenningsproces. Hiervoor maken we gebruik van unieke gegevens, zoals bijvoorbeeld KvK-nummer, IBAN, btw-nummer, telefoonnummer, postcode, klantnummer en e-mailadres. Het is nu ook mogelijk om op basis van tekstherkenning een boeking automatisch toe te wijzen aan een relatie.

Tekstherkenning gebruiken voor relatietoewijzing, hoe werkt het?

In Zenvoices hebben we onder ‘Automatiseren’ een verzameling gebruiksvriendelijke en tijdbesparende functies ondergebracht om het proces van inkomende factuur tot aan boeking in het boekhoudpakket met behoud van regie te automatiseren. Hier hebben we ook de mogelijkheid beschikbaar gemaakt om relatietoewijsregels aan te maken op basis van (onder andere) tekstherkenning. Zodra bij het inlezen ingestelde document tekst(en) wordt herkend, wordt de daarbij behorende toewijzingsregel geactiveerd en de boeking op de gewenste relatie uitgevoerd.  

Vijf handige praktijktips

We hebben enkele voorbeelden voor je uitgewerkt waardoor het duidelijk wordt hoe je met automatische relatietoewijzing op basis van tekstherkenning tijd kan besparen in het boekingsproces.

1. Verwerken brandstof en of horecabonnen

In veel administraties worden brandstoffen geboekt op een algemene crediteur, bijvoorbeeld ‘diverse brandstoffen’.

Deze afbeelding heeft een leeg alt-attribuut; de bestandsnaam is image.png

2. Meerdere filialen als relatie met zelfde kvk inschrijving

Boekingen verwerken per filiaal bij een filiaalbedrijf met één KvK inschrijving is mogelijk door regels aan te maken waarin de combinatie van plaatsnaam en bedrijfsnaam wordt herkend in het document en daar dan een relatietoewijsregel aan koppelen.

3. Verwerken van particuliere verkoopfacturen

Zenvoices wordt ook veel gebruikt om verkoopfacturen uit facturatieprogramma’s te verwerken. Niet in iedere administratie worden de relaties allemaal aangemaakt. Door op de factuur een uniek tekstkenmerk mee te geven (bijvoorbeeld: particulier of winkelaankoop) kun je regels aanmaken om facturen met deze tekst of een combinatie van meerdere teksten te boeken op een diverse relatie in je boekhouding.

4. Verwerken van facturen van relaties buiten EU

Het automatische toewijzen van boekingen aan relaties buiten de EU is door het gebruik van relatietoewijzing op basis van tekstherkenning ook mogelijk.

5. Verwerken facturen waarbij relatie dubbel voorkomt in administratie

In sommige administraties worden relaties dubbel aangemaakt om zo per relatie te kunnen bepalen welke kosten er op een specifieke relatie geboekt worden. Dit wordt toegepast om bijvoorbeeld gas en elektriciteit apart te boeken.

Facturen volledig automatisch verwerken?

Voor AFAS, e-Boekhouden, Exact Online, Exact Globe, King Software, Reeleezee, SnelStart, Twinfield, Unit4, Visma eAccounting en UBL factuur verwerkende pakketten heeft Zenvoices oplossingen om het proces van inkomende factuur tot aan boeking in het boekhoudpakket met behoud van regie te automatiseren, te werken met een digitaal goedkeuringsproces, te werken met betaalmogelijkheden en het proces om inkoopfacturen automatisch te matchen met bestellingen en ontvangsten. De beschikbare opties om tijd en geld te besparen verschillen per pakket.

Al klant? Raadpleeg de mogelijkheden in het helpcentrum.

Nog geen klant? Of je nu bij een boekhoud- of accountantskantoor actief bent, in een non-profit organisatie werkt of als ondernemer actief bent, met Zenvoices kun je zelf aan de slag om betrouwbaar factuurverwerking te automatiseren. Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je direct wilt starten met tijd en geld besparen.

Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN