Zenvoices logo
Zenvoices logo

Klantcase: Bedrijfskleding Van Huigenbos

Bedrijfskleding van Huigenbos over de vele mogelijkheden binnen Zenvoices.

Zenvoices sprak met Corné de Bruin die vanuit zijn achtergrond in automatiseringsprocessen betrokken is bij Huigenbos. 

Over Huigenbos

Bedrijfskleding voor elke branche en in elke maat, dat is wat Bedrijfskleding van Huigenbos met haar brede assortiment aanbiedt. Ze beschikken over een showroom van 1200m2 en adviseren hun klanten het juiste pakket met een perfecte pasvorm. Naast bedrijfskleding kun je bij Huigenbos ook terecht voor persoonlijke beschermingsmiddelen en veiligheidsschoenen. Hierdoor kunnen ze voor elk gewenste toepassing een complete oplossing leveren. Veiligheid staat bij Huigenbos hoog in het vaandel, daarom werken ze met gecertificeerde veiligheidskleding conform strenge internationale normen. Een bijdrage aan milieubewust ondernemen levert Huigenbos door bijvoorbeeld duurzame werkkleding van bio katoen of gerecycled materiaal te leveren. Persoonlijke benadering is erg belangrijk. Klanten kunnen niet alleen in de winkel terecht, maar ook op locatie geholpen worden en ook het vermaken van kleding is mogelijk. Deze services zorgen ervoor dat Huigenbos bekendheid geniet in heel Nederland. 

Achtergrond 

Huigenbos werkt met King als ERP-software en is klant van Zenvoices sinds maart 2020. Voorheen werd bij Huigenbos factuurverwerkingssoftware gebruikt die slechts voor een klein deel in hun behoefte voorzag. Het ontbreken van herkenning van UBL-facturen, het grote aantal herkenningsfouten en de traagheid van de software maakte dat er gezocht werd naar een betere oplossing. Er was dus reden genoeg om op zoek te gaan naar andere software waarmee wel betrouwbaar kon worden geautomatiseerd, UBL-facturen op regelniveau konden worden verwerkt en waarin een oplossing voor autorisatie beschikbaar was. ‘’De wens voor autorisatie was puur vanwege het feit dat facturen eerst per mail gestuurd werden. De vraag was dan vaak of het al gecheckt was en er werd onoverzichtelijk heen en weer gemaild.’’ vertelt Corné. Door het autorisatieproces op te nemen in het factuurverwerkingsproces en middels een audit trail bij de boeking vast te leggen, werd ook voor de interne controle het overzicht vereenvoudigd.  

Waarom Zenvoices

Huigenbos heeft een zorgvuldige selectieprocedure doorlopen en tijdens dit proces kwam ook het contact met Zenvoices tot stand. In de gesprekken was er direct een klik, werd er meegedacht over de processen en goed gekeken hoe Zenvoices daarop aan kon sluiten. Er waren behoorlijk wat eisen en verwachtingen geformuleerd waaraan de software moest voldoen, bijvoorbeeld het inladen van 360.000 artikelen. Daarnaast was Huigenbos op zoek naar cloud software die veel mogelijkheden voor autorisatieprocessen en automatisering bevat. De software moest simpel zijn in gebruik. ‘’Zenvoices voldoet aan deze verwachtingen. Het is de gouden oplossing.’’ vertelt Corné.  

Zenvoices loopt voorop als het gaat om ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, er zit veel potentie in.

Werken met Zenvoices 

Huigenbos is positief over het resultaat dat werken met Zenvoices oplevert. ‘’Bij Zenvoices word je niet behandeld als een standaard klant. Het contact is persoonlijk en er wordt echt tijd in je gestoken. Vragen worden serieus opgenomen, hoe ingewikkeld ze ook zijn’’ vertelt Corné. Dankzij de ontwikkeling waarmee boekings- en beoordelingsregels kunnen worden toegepast, wordt het aantal foutieve facturen beperkt. Huigenbos ziet hierdoor een duidelijke besparing in kosten en het levert tijdwinst op. Er wordt ook gebruik gemaakt van de Zenvoices App. ‘’De app wordt voornamelijk gebruikt voor losse bonnetjes, maar die zijn er niet zo veel. Medewerkers scannen bonnetjes makkelijk in en kunnen ze daarna meteen weggooien.’’ Daarnaast zijn ze enthousiast over de autorisatiemogelijkheid. ‘’Dankzij de autorisatie kan er in meerdere lagen gecontroleerd worden. Er is dan altijd een dubbelcheck.’’ vertelt Corné. Persoonlijk doet hij dit liever via de Zenvoices omgeving dan via de app, omdat het overzichtelijker is wanneer facturen veel informatie bevatten. 

Toekomst 

Corné verwacht nog veel ontwikkelingen om factuurverwerking verder te automatiseren en merkt op dat in Zenvoices al veel mogelijk is op dat vlak. ‘’Het aantal UBL-facturen zal toenemen.’’ vertelt hij. Met de betrouwbare data die daar real time uit te halen is zullen meer mogelijkheden ontstaan om het inkoopproces vrijwel volledig te automatiseren en robotiseren. Door de autorisatieprocessen te koppelen aan het inkoopproces kan hiermee met behoud van controle, veel tijd worden bespaard en overzicht worden gecreëerd. ‘’Zenvoices loopt voorop als het gaat om ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, er zit veel potentie in.’’ aldus Corné. 



Automatische relatietoewijzing op basis van herkende tekst

Automatische relatieherkenning is in Zenvoices natuurlijk al tijden onderdeel van het factuurherkenningsproces. Hiervoor maken we gebruik van unieke gegevens, zoals bijvoorbeeld KvK-nummer, IBAN, btw-nummer, telefoonnummer, postcode, klantnummer en e-mailadres. Het is nu ook mogelijk om op basis van tekstherkenning een boeking automatisch toe te wijzen aan een relatie.

Tekstherkenning gebruiken voor relatietoewijzing, hoe werkt het?

In Zenvoices hebben we onder ‘Automatiseren’ een verzameling gebruiksvriendelijke en tijdbesparende functies ondergebracht om het proces van inkomende factuur tot aan boeking in het boekhoudpakket met behoud van regie te automatiseren. Hier hebben we ook de mogelijkheid beschikbaar gemaakt om relatietoewijsregels aan te maken op basis van (onder andere) tekstherkenning. Zodra bij het inlezen ingestelde document tekst(en) wordt herkend, wordt de daarbij behorende toewijzingsregel geactiveerd en de boeking op de gewenste relatie uitgevoerd.  

Vijf handige praktijktips

We hebben enkele voorbeelden voor je uitgewerkt waardoor het duidelijk wordt hoe je met automatische relatietoewijzing op basis van tekstherkenning tijd kan besparen in het boekingsproces.

1. Verwerken brandstof en of horecabonnen

In veel administraties worden brandstoffen geboekt op een algemene crediteur, bijvoorbeeld ‘diverse brandstoffen’.

Deze afbeelding heeft een leeg alt-attribuut; de bestandsnaam is image.png

2. Meerdere filialen als relatie met zelfde kvk inschrijving

Boekingen verwerken per filiaal bij een filiaalbedrijf met één KvK inschrijving is mogelijk door regels aan te maken waarin de combinatie van plaatsnaam en bedrijfsnaam wordt herkend in het document en daar dan een relatietoewijsregel aan koppelen.

3. Verwerken van particuliere verkoopfacturen

Zenvoices wordt ook veel gebruikt om verkoopfacturen uit facturatieprogramma’s te verwerken. Niet in iedere administratie worden de relaties allemaal aangemaakt. Door op de factuur een uniek tekstkenmerk mee te geven (bijvoorbeeld: particulier of winkelaankoop) kun je regels aanmaken om facturen met deze tekst of een combinatie van meerdere teksten te boeken op een diverse relatie in je boekhouding.

4. Verwerken van facturen van relaties buiten EU

Het automatische toewijzen van boekingen aan relaties buiten de EU is door het gebruik van relatietoewijzing op basis van tekstherkenning ook mogelijk.

5. Verwerken facturen waarbij relatie dubbel voorkomt in administratie

In sommige administraties worden relaties dubbel aangemaakt om zo per relatie te kunnen bepalen welke kosten er op een specifieke relatie geboekt worden. Dit wordt toegepast om bijvoorbeeld gas en elektriciteit apart te boeken.

Facturen volledig automatisch verwerken?

Voor AFAS, e-Boekhouden, Exact Online, Exact Globe, King Software, Reeleezee, SnelStart, Twinfield, Unit4, Visma eAccounting en UBL factuur verwerkende pakketten heeft Zenvoices oplossingen om het proces van inkomende factuur tot aan boeking in het boekhoudpakket met behoud van regie te automatiseren, te werken met een digitaal goedkeuringsproces, te werken met betaalmogelijkheden en het proces om inkoopfacturen automatisch te matchen met bestellingen en ontvangsten. De beschikbare opties om tijd en geld te besparen verschillen per pakket.

Al klant? Raadpleeg de mogelijkheden in het helpcentrum.

Nog geen klant? Of je nu bij een boekhoud- of accountantskantoor actief bent, in een non-profit organisatie werkt of als ondernemer actief bent, met Zenvoices kun je zelf aan de slag om betrouwbaar factuurverwerking te automatiseren. Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je direct wilt starten met tijd en geld besparen.

Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN


Automatiseer jouw factuurverwerking eenvoudig met herkenningsscores

Zenvoices heeft verschillende mogelijkheden om factuurverwerking zo te automatiseren, dat je als gebruiker altijd de regie houdt. Of het nu gaat om inkoopfacturen, verkoopfacturen of via mobiele app aangeleverde bonnen, met Zenvoices kun je zorgeloos verder automatiseren dan met traditionele scan en herken oplossingen.

Inzet van de nieuwste AI technologie verhoogt betrouwbaarheid

In Zenvoices heb je als gebruiker de beschikking over de nieuwste kunstmatige intelligentie (AI) technologie. Naast dat de software leert van jou als gebruiker, leert deze ook van het gedrag van andere gebruikers tijdens het boekingsproces. Dat biedt mogelijkheden om de herkenning vanaf de eerste keer dat een factuur wordt ingelezen al te vertalen naar een meetwaarde. Deze meetwaarde hebben we in Zenvoices herkenningsscore genoemd.

Weergave herkenningsscore in Zenvoices

Aan ingelezen documenten wordt de herkenningsscore toegekend en in bovenstaande voorbeeld in de derde kolom weergegeven. De herkenningsscore geeft aan wat de zekerheid is dat de gegevens volledig juist herkend zijn. De score wordt toegekend op boekings- en veldniveau. Met het vaker verwerken van facturen bevestig je in welke mate de factuur correct herkend is en zal de score oplopen.

Herkenningscore gebruiken voor het automatiseren boekingen

Met de herkenningsscore maken we resultaten uit de achterliggende technologie eenvoudig toepasbaar in het factuurverwerkingsproces. Zo kun je aan de hand van de score automatiseren. Stel je merkt dat facturen een herkenningsscore halen van 97,5% of hoger, dan stel je dat in als drempel bij automatiseren en vervolgens wordt deze factuur van de relatie, mits aan 97,5% herkenning wordt voldaan, automatisch geboekt. Wijkt de factuur qua lay-out of aantal pagina’s af bij een volgende keer dat deze wordt aangeleverd, dan zal dit kunnen leiden tot een lagere herkenningsscore. Door ook deze facturen te verwerken kan de score weer oplopen en kan deze automatisch worden geboekt bij het bereiken van de drempel van 97,5%.

Facturen uitsluiten van automatisch boeken ondanks hoge herkenningsscore

Het kan natuurlijk ook dat facturen goed herkend worden, maar je toch de voorkeur hebt om deze handmatig te beoordelen. Dit kan bijvoorbeeld van belang zijn als een factuur over meerdere boekingsregels moet worden verdeeld. In dat geval maak je een voorwaarde om bepaalde relaties uit te sluiten, ook al is de herkenningsscore hoog genoeg.

Met het toevoegen van herkenningsscores aan onze automatiseringsmogelijkheden bieden we jou als gebruiker extra mogelijkheid om het proces van factuurverwerking naar eigen inzicht in te richten en daarover de controle te houden in toonaangevende boekhoudpakketten.

Ook het boeken van facturen betrouwbaar automatiseren?

Raadpleeg dan de mogelijkheden om boekingen te automatiseren in het helpcentrum. Nog geen klant? Of je nu bij een boekhoud- of accountantskantoor actief bent, in een non-profit organisatie werkt of als ondernemer actief bent, met Zenvoices kun je zelf aan de slag om betrouwbaar factuurverwerking te automatiseren. Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je direct wilt starten met tijd en geld besparen.

Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN


Automatiseren met tags in Zenvoices

In Zenvoices is het mogelijk om items te groeperen door gebruik te maken van tags. Dit maakt het mogelijk om voor groepen met dezelfde tag(s) acties in de software uit te voeren.

Tags, wat zijn dat eigenlijk?

Met een tag, in de praktijk ook wel label of etiket genoemd, wordt een woord/woordgroep bedoeld die wordt toegewezen aan een item of groep items. Door te werken met tags in Zenvoices kun je eenvoudig groeperen en acties aan gemaakte groepen koppelen.

Tags gebruiken om te groeperen

In je Zenvoices omgeving kun je zelf per administratie tags aanmaken. Zodra een tag is aangemaakt kan deze bijvoorbeeld aan meerdere relaties (crediteuren/debiteuren) worden gekoppeld. Zo kun je bijvoorbeeld de tag ‘Huisvesting’ aanmaken en koppelen aan alle relaties die te maken hebben met huisvesting. Je kunt aan een relatie meerdere tags koppelen.

Tags gebruiken om te automatiseren

Met een tag zou je bijvoorbeeld een groep kunnen aanmaken van relaties waarvan de facturen volgens jou, zonder tussenkomst van mensen ingelezen en geboekt mogen worden. Dan zou je deze bijvoorbeeld als tag ‘Automatisch’ kunnen toekennen. Vervolgens maak je een regel aan bij Automatiseren in de Zenvoices omgeving. In deze regel neem je op dat boekingen van relaties met de tag ‘Automatisch’ automatisch mogen worden ingelezen en geboekt in je administratie en je hebt de groep met deze tag geautomatiseerd. Uiteraard kun je de regel uitbreiden met voorwaarden als bedrag of herkenningsscore om nog meer te sturen op het uitsluitend automatisch boeken van de beoogde facturen.

Tags gebruiken om te autoriseren

Een digitaal goedkeuringsproces inrichten en beheren? In de module ‘Autorisatie’ is het mogelijk om (bijvoorbeeld) relaties op te nemen in de voorwaarden van een autorisatieschema. Op basis van die voorwaarden kan onder andere worden bepaald welke relaties bij een bepaalde autorisator ter goedkeuring worden aangeboden. Het nadeel is dat je bij een aanvulling of het verwijderen van een relatie dit altijd in het schema moet worden aangepast

Door te werken met tags kun je dit eenvoudiger maken. Door een tag te maken met bijvoorbeeld ‘inkooprelaties’ en deze op te nemen in je voorwaarden. Vervolgens koppel je de tag aan relaties en daarmee heb je de groep met de tag ‘inkooprelaties’ in de voorwaarden toegevoegd. De tag toevoegen kan al bij het aanmaken van de relatie. Uiteraard kun je dit dan ook weer uitbreiden met meer voorwaarden, zodat bij het inlezen van de factuur deze automatisch aan de juiste personen wordt toegewezen. Met het gebruiken van tags maakt Zenvoices het beheren en stroomlijnen van het autorisatieproces veel eenvoudiger.

Omdat tags de uitkomst bieden voor het eenvoudiger maken van processen in Zenvoices zullen we de komende periode meer toepassingen van tags mogelijk maken.

Ook eenvoudig factuurverwerking automatiseren met tags?

Maak je al gebruik van Zenvoices, raadpleeg dan ons helpcentrum om aan aan de slag te gaan met de mogelijkheden die tags bieden. Nog geen klant? Of je nu bij een boekhoud- of accountantskantoor actief bent, in een non-profit organisatie werkt of als ondernemer actief bent, met Zenvoices kun je zelf aan de slag om betrouwbaar factuurverwerking te automatiseren. Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je direct wilt starten met tijd en geld besparen.

Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN