Zenvoices heeft de Bestellingen en facturen matchen module nu ook beschikbaar gemaakt voor Exact Globe. Met deze module is het mogelijk om inkoopfacturen automatisch te matchen met bestellingen en magazijnontvangsten, de verwerking van deze facturen te automatiseren en bij afwijkingen een afhandelingsproces op te starten. Daarmee bieden we een drievoudige controle & afstemming voor facturen in het inkoopproces, ook wel ‘three way matching‘ genoemd.

Continu in ontwikkeling

Begin van dit jaar heeft Zenvoices de processen in kaart gebracht betrekking tot bestellen, magazijnontvangsten en de controle van de bijbehorende facturen. Door de praktijkervaringen van onze King en Exact Online gebruikers te vertalen naar de software is een oplossing ontwikkeld waarmee er een bijdrage aan ‘purchase-to-pay’ processen wordt geleverd. Vanuit de feedback van de gebruikers is vervolgens de afgelopen maanden aan verdere optimalisatie gewerkt. Door ook voor de uitzonderingen eenvoudig controleerbare werkstromen te bieden, kan de verwerking van inkoopfacturen met een vertrouwd gevoel worden geautomatiseerd. Met de uitbreiding naar Exact Globe verwachten we ook samen met die gebruikersgroep te werken aan de verdere automatisering van ‘purchase to pay’ gerelateerde factuurverwerking.

Three way matching voor Exact Globe, hoe werkt dit eigenlijk?

Ingelezen inkoopfacturen worden automatisch gematched met bestellingen en magazijnontvangsten uit Exact Globe. Als de informatie uit bijvoordeeld pakbonnen en/of geregistreerde magazijnontvangsten niet of niet volledig overeenkomt met een factuur, dan kan er een afhandelingsproces gestart worden (bijvoorbeeld een medewerker de factuur laten beoordelen of het opvragen van een creditfactuur). Correcte facturen kunnen volledig automatisch geboekt worden.

Automatische controle, maar met behoud van regie

Ook voor Exact Globe gebruikers biedt Zenvoices met deze module de mogelijkheid om zelf te bepalen in hoeverre je automatische beoordeling en verwerking wilt doorvoeren. Zo is bijvoorbeeld instelbaar welke prijsverschillen toegestaan zijn en welke controles uitgevoerd moeten worden. Ook is instelbaar welke afwijkingen in ontvangsten toegestaan zijn.

Functies en mogelijkheden

De Bestellingen en facturen matchen module voor Exact Globe biedt de volgende mogelijkheden:

• Automatisch matchen en controleren van inkoopfacturen met bestellingen en goederenontvangsten.
• Factuurregels aanmaken op basis van bestellingen en goederenontvangsten in het boekingsscherm.
• Wijzigingen doorvoeren op regelniveau.
• Registratie van gefactureerde aantallen bij bestellingen/inkooporders.
• Afhandelen van verschillen in aantallen en bedragen.
• Integratie met de module Autorisatie, waardoor bijvoorbeeld uitsluitend bij incorrecte facturen de verantwoordelijke(n) worden geïnformeerd en actie moeten ondernemen in het proces.

Starten met bestellingen en facturen matchen voor Exact Globe?

Bestaande gebruikers kunnen de instructies voor het activeren van de Bestellingen en facturen matchen module voor Exact Globe in het helpcentrum raadplegen. Meer weten over de maandelijkse kosten? Zie onze Functie & prijzen pagina.

Ben je nog geen Zenvoices gebruiker? Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode. Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN

Advies nodig?

De Bestellingen en facturen matchen module is zo opgebouwd dat deze zelfstandig in te richten is, maar uiteraard denken we graag mee hoe je met deze module ook in jouw organisatie tijd en geld bespaart. Wil je meer informatie of overleggen? Neem contact op via de chat, mail of bel ons op 085-3038853

Bestellingen & facturen matchen voor een ander (ERP-) pakket?

Zenvoices ontwikkelt software vanuit de filosofie dat de geboden software-oplossingen generiek inzetbaar moeten zijn. Werk je dus met een ander (ERP-) pakket en wil je weten hoe wij ook in jouw organisatie tijd en geld kunnen besparen met onze three way matching oplossing voor facturen in het inkoopproces? Neem contact op via de chat of stuur een e-mail aan support@zenvoices.com.