Inkoopfacturen automatisch verwerken met three way matching

Three way matching maakt het mogelijk om inkoopfacturen automatisch te matchen met bestellingen (inkooporders) en ontvangsten in je boekhoud- of ERP softwarepakket. In dit artikel leg ik uit wat three way matching is, hoe het werkt en hoe het je organisatie kan helpen om het purchase-to-pay proces te optimaliseren door inkoopfacturen automatisch te verwerken.

Wat is three way matching?

Three way matching is het matchen en verifiëren van facturen met bijbehorende bestellingen (inkooporders) en ontvangsten (bijvoorbeeld pakbonnen, ontvangstbevestigingen of magazijnontvangsten). Deze documenten geven informatie over de correctheid van een factuur en deze kan op basis hiervan automatisch geboekt, goedgekeurd en eventueel betaald worden. Als deze documenten niet of niet volledig overeenkomen met een factuur, dan kan er een afhandelingsproces gestart worden (bijvoorbeeld een medewerker de factuur laten beoordelen of het opvragen van een creditfactuur).

Wat zijn de voordelen?

Kort samengevat is het grote voordeel van three way matching dat er voor correcte facturen geen handmatige handelingen meer nodig zijn. Hierdoor bespaar je tijd en kosten, en bovendien worden menselijke fouten voorkomen (bijvoorbeeld invoer/typ fouten). Waar in een handmatig factuurverwerkingsproces alle facturen handmatig geboekt en beoordeeld worden door medewerkers, is het met three way matching uitsluitend vereist om de uitzonderingen of afwijkingen handmatig te beoordelen.

Three way matching met Zenvoices

Met de module Bestellingen en facturen matchen biedt Zenvoices een laagdrempelige oplossing voor three way matching. Facturen worden automatisch ingelezen en per regel gematched met bestellingen en ontvangsten uit je (bestaande) boekhoud- of ERP-oplossing. Op basis van de matches vindt een beoordeling plaats; afwijkingen op bijvoorbeeld prijs of aantal worden automatisch gedetecteerd. Correcte facturen kunnen volledig automatisch geboekt worden.

In Zenvoices heb je de mogelijkheid om zelf te bepalen in hoeverre je automatische beoordeling en verwerking wilt doorvoeren. Zo kun je bijvoorbeeld instellen welke prijsverschillen toegestaan zijn en welke controles uitgevoerd moeten worden (three way matching of two way matching). In het geval van two way matching kies je ervoor om facturen uitsluitend te controleren met bestellingen en controleer je deze niet met ontvangsten.

Ook kunnen facturen met afwijkingen buiten de ingestelde toleranties automatisch afgekeurd worden en na het uitvoeren van vervolgacties alsnog (automatisch) ter goedkeuring aangeboden worden bij fiatteurs (bijvoorbeeld na het boeken van een creditfactuur of het alsnog registreren van een ontvangst).

Bekijk onderstaande video om three way matching in Zenvoices in actie te zien.

Three way matching met Zenvoices is beschikbaar voor Exact Online en King. Werk je met een ander ERP- of inkooppakket? Neem contact met ons op om de koppelmogelijkheden te bespreken.

Advies nodig?

We denken graag met je mee hoe met three way matching het purchase-to-pay proces van jouw organisatie verbeterd kan worden. Wil je meer informatie of overleggen? Neem contact op via de chat, mail of bel ons op 085-3038853