Zelflerende factuurverwerking in Zenvoices: hoe werkt het?

Door het toepassen van zelflerende software maken we het automatisch herkennen en boeken van facturen sneller en gemakkelijker. Maar hoe werkt het nu precies?

De geschiedenis

Zelflerende software wordt ook wel omschreven als machine learning software. Machine learning maakt het mogelijk dat software zelf, zonder geprogrammeerd te worden, een taak steeds beter leert uit te voeren. Machine learning is niet nieuw; al sinds de jaren ’50 van vorige eeuw wordt er actief onderzoek naar gedaan. In het kort komt het er op neer dat je met een algoritme repeterende patronen herkent en het algoritme deze patronen gebruikt om nieuwe uitkomsten te voorspellen. Door ook gebruik te maken van een zogenaamde feedbackloop kan het algoritme zichzelf steeds verder verbeteren.

Toepassing in Zenvoices

Zelflerende software wordt bij Zenvoices toegepast in een tweetal fases van het proces om facturen en bonnen automatisch te verwerken:

  1. Herkennen & controleren van boekingsgegevens
  2. Boeken van facturen

Automatisch herkennen en controleren van boekingsgegevens

Gegevens worden in Zenvoices herkend uit verschillende bestandsformaten zoals PDF, Microsoft Word, Microsoft Excel, afbeeldingen, e-mailberichten UBL en overige e-facturen (.xml).

Onder andere de volgende gegevens worden herkend in documenten:

  • Factuurnummer
  • Factuurdatum
  • Afzendergegevens (KvK-nummer, IBAN, btw-nummer, debiteurnummer, e-mailadres en/of telefoonnummer)
  • Btw-bedragen, grondslag bedragen en percentages
  • Totaalbedragen

Door velden en verbanden te herkennen kan Zenvoices een ingelezen factuur en bon vertalen naar een gegevensset voor controle. Met het doorvoeren van handmatige correctie wordt het algoritme geleerd om bij een volgende keer het gecorrigeerde veld op andere wijze te herkennen. In Zenvoices passen we dit breed toe, zodat iedere gebruiker profiteert van deze leercurve en de herkenning steeds beter wordt.

Boeken van facturen

Nadat een factuur is ingelezen en velden zijn herkend geeft een gebruiker ook de instructie hoe deze factuur in zijn/haar administratie verwerkt mag worden. De zogenaamde boekingsregels bestaan doorgaans uit een grootboekrekening, btw-code en/of percentage, bedrag en eventuele verbijzondering (kostenplaats, dossier, etc.).

Ook deze handeling wordt vastgelegd in het algoritme en dit patroon vormt met de eerdere fase de basis om binnen drie seconde een volwaardig boekingsvoorstel te genereren.

De toekomst

In de huidige vorm brengt de zelflerende software al veel gemak en snelheid in het proces van inkomende factuur tot aan boeking. De achterliggende machine learning technologie blijft zich ontwikkelen. Zenvoices blijft continue beoordelen welke ontwikkelingen kunnen bijdragen aan het verder vereenvoudigen en versnellen van het factuurverwerkingsproces.

Meer weten over automatische factuurverwerking met Zenvoices? Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie, maak gebruik van de gratis proefperiode of neem contact op voor meer info.

PROBEER 30 DAGEN GRATIS DEMONSTRATIE PLANNEN CONTACT OPNEMEN