In versie 1.22 hebben we de autorisatiefunctie van Zenvoices uitgebreid met voorwaardelijke autorisatieschema’s. Met deze nieuwe functie is het mogelijk om voorwaarden te koppelen aan autorisatoren in een autorisatieschema. Deze voorwaarden bepalen vervolgens automatisch of een autorisator een factuur dient goed te keuren of niet.
Voorbeeld: medewerker John hoeft een factuur alleen te autoriseren als grootboekrekening “5520 – Kantoorkosten” voorkomt in een boeking en het totaalbedrag incl. btw van een factuur hoger is dan € 50,00.
Door gebruik te maken van een voorwaardelijk autorisatieschema is het niet langer nodig om met meerdere autorisatieschema’s te werken, handmatig het juiste schema te kiezen en facturen handmatig door te sturen naar de juiste autorisatoren. Hierdoor automatiseert u het autorisatieproces van uw organisatie volledig en wordt de kans op menselijke fouten geminimaliseerd.
Hoe werkt het?
In een autorisatieschema kunnen voorwaarden vastgelegd worden. Deze voorwaarden worden ook wel autorisatieregels of fiatteringsregels genoemd.
Een voorwaarde bestaat uit regels die naar wens opgesteld kunnen worden. Hierbij kan onder andere gebruik gemaakt worden van boekingsgegevens als bedrag (incl. btw), crediteur/debiteur, grootboekrekening, kostenplaats, kostendrager, artikel en project.
Deze voorwaarden kunnen vervolgens gekoppeld worden aan één of meerdere autorisatoren in het schema. Autorisatoren hoeven alleen te autoriseren als aan de voorwaarden voldaan is of als er geen voorwaarden ingesteld zijn.
Bent u een bestaande gebruiker? Lees het helpcentrum artikel ‘Autorisatie op basis van voorwaarden en regels’ om een vliegende start te maken met voorwaardelijke autorisatieschema’s.
Heeft u vragen of suggesties voor het verder verbeteren van autorisatieproces in Zenvoices? We horen graag van u!
Wilt u meer informatie over het digitaal autoriseren van facturen?
Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie of probeer Zenvoices 30 dagen gratis.
Demonstratie plannen Start gratis proefperiode