Voorwaardelijke autorisatieschema’s

In versie 1.22 hebben we de autorisatiefunctie van Zenvoices uitgebreid met voorwaardelijke autorisatieschema’s. Met deze nieuwe functie is het mogelijk om voorwaarden te koppelen aan autorisatoren in een autorisatieschema. Deze voorwaarden bepalen vervolgens automatisch of een autorisator een factuur dient goed te keuren of niet.

Voorbeeld: medewerker John hoeft een factuur alleen te autoriseren als grootboekrekening “5520 – Kantoorkosten” voorkomt in een boeking en het totaalbedrag incl. btw van een factuur hoger is dan € 50,00.

Door gebruik te maken van een voorwaardelijk autorisatieschema is het niet langer nodig om met meerdere autorisatieschema’s te werken, handmatig het juiste schema te kiezen en facturen handmatig door te sturen naar de juiste autorisatoren. Hierdoor automatiseert u het autorisatieproces van uw organisatie volledig en wordt de kans op menselijke fouten geminimaliseerd.

Hoe werkt het?

In een autorisatieschema kunnen voorwaarden vastgelegd worden. Deze voorwaarden worden ook wel autorisatieregels of fiatteringsregels genoemd.

Autorisatieschema met voorwaarden

Een voorwaarde bestaat uit regels die naar wens opgesteld kunnen worden. Hierbij kan onder andere gebruik gemaakt worden van boekingsgegevens als bedrag (incl. btw), crediteur/debiteur, grootboekrekening, kostenplaats, kostendrager, artikel en project.

Autorisatie voorwaarden

Deze voorwaarden kunnen vervolgens gekoppeld worden aan één of meerdere autorisatoren in het schema. Autorisatoren hoeven alleen te autoriseren als aan de voorwaarden voldaan is of als er geen voorwaarden ingesteld zijn.

Autorisatoren met voorwaarden

Bent u een bestaande gebruiker? Lees het helpcentrum artikel ‘Autorisatie op basis van voorwaarden en regels’ om een vliegende start te maken met voorwaardelijke autorisatieschema’s.

Heeft u vragen of suggesties voor het verder verbeteren van autorisatieproces in Zenvoices? We horen graag van u!

Wilt u meer informatie over het digitaal autoriseren van facturen?

Maak een afspraak voor een persoonlijke demonstratie of probeer Zenvoices 30 dagen gratis.

Demonstratie plannen Start gratis proefperiode

 


Release notes versie 1.22 (12-12-2017)

Nieuwe functies

  • Voorwaardelijke autorisatieschema’s. Meer lezen.
  • E-mailberichten inlezen als facturen. Automatische factuurherkenning kan vanaf nu ook toegepast worden op e-mailberichten. Dit is handig voor facturen die als een e-mailbericht (zonder bijlage) verstuurd worden (bijvoorbeeld facturen van Apple).
  • Standaard relatie voor bonnen instellen: bij dagboek instellingen is de mogelijkheid toegevoegd om een standaard crediteur/debiteur in te stellen voor bonnen. Deze relatie wordt gebruikt in een boekingsvoorstel wanneer er geen match is met een bestaande relatie en het document een bon is.
  • Standaard dagboek van het administratie e-mailadres instellen: dit dagboek wordt gebruik wanneer er meerdere dagboeken gekoppeld zijn aan een administratie en geen dagboek meegestuurd wordt in een e-mail. Deze instelling is te vinden bij “Beheer | Omgeving | Administratie”, “Administratie wijzigen” op het tabblad “Voorkeuren”.
  • Portal weergave aanpassen naar eigen stijl: mogelijkheid toegevoegd om een eigen logo toe te voegen aan de Zenvoices portal en het kleurenschema wijzigen. Deze functie is te vinden bij “Beheer | Omgeving | Instellingen” op het tabblad “Weergave” (alleen voor klanten met een betalen per administratie abonnement).

Verbeteringen

  • Scan & herken:
    • Zelflerende herkenning volledig herzien en verbeterd.
    • Diverse foutmeldingen bij het inlezen van documenten opgelost.
  • Dashboard: kolom “Te exporteren | Fouten” toegevoegd.
  • Algehele snelheid van de gebruikersinterface verbeterd.
  • Exact Globe:
    • Alleen projecten met de status actief synchroniseren (voorheen werden projecten met alle statussen gesynchroniseerd).
    • Response URL rewriting toegevoegd ter ondersteuning van reverse proxy’s die deze functionaliteit niet bieden.
  • SnelStart:
    • Weergave van SnelStart API foutmeldingen verbeterd (betreft status code 400 (Bad Request) meldingen bij “Te exporteren | Fouten”).
    • Opgelost: btw code “Geen” wordt geselecteerd in het boekingsscherm wanneer een grootboekrekening met functie 30 (“algemene btw functies”) geselecteerd wordt.
  • Autorisatoren kunnen vanaf nu ook voor en na autorisatie boekingen raadplegen en opmerkingen bekijken en toevoegen.
  • Diverse overzichten: mogelijkheid toegevoegd om te zoeken in de kolomfilters.
  • Opgelost: voorbeeld van “kopomschrijving” variabel wordt niet juist weergegeven in variabelenlijst.
  • Opgelost: autorisatie functie uitschakelen schakelt autorisatie uit voor alle dagboeken van een omgeving.
  • Opgelost: foutmelding verschijnt bij het wijzigen van het dagboek van een handmatige boeking.
  • Opgelost: foutmelding verschijnt bij het toevoegen van een administratie als de gebruiker beperkte rechten heeft.
  • Opgelost: e-mails in TNEF encoding kunnen niet ingelezen worden (winmail.dat probleem).
  • Opgelost: op het dashboard wordt sporadisch de verkeerde administratie als actief weergegeven.
  • Opgelost: bulkactie uitvoeren bij “Uploaden & inlezen | Fout bij inlezen” heft selectie niet juist op.
  • Opgelost: diverse kleine bugs.