Facturen en bonnen digitaal goedkeuren

Bespaar tijd en krijg de volledige controle over uw betalingen & boekingen met de nieuwe autorisatie functie van Zenvoices. Met deze functie heeft u altijd inzicht in welke facturen nog geautoriseerd moeten worden, door welke medewerkers. U kunt uw facturen digitaal sturen naar budgethouders, projectleiders of andere bevoegden binnen uw organisatie, om goedkeuring te vragen voor boeking en/of betaling. Dit proces is beter bekend als “factuur autorisatie” en kunt u in volledig naar wens instellen.

Hoe werkt het?

Autorisatie vindt plaats op basis van een autorisatieschema. In een autorisatieschema kunt u vastleggen welke gebruikers, de zogenaamde autorisatoren, een boeking moeten autoriseren en in welke volgorde dit moet plaatsvinden. Het is bijvoorbeeld mogelijk om een boeking gelijktijdig aan meerdere autorisatoren aan te bieden, door meerdere autorisatoren op hetzelfde niveau toe te voegen.

Uw voorkeur autorisatieschema is standaard van toepassing op nieuwe boekingen. Gebruikers met voldoende rechten kunnen optioneel een afwijkend autorisatieschema kiezen in het boekingsscherm.

Een boeking wordt in de volgorde die vastgelegd is in het autorisatieschema aangeboden bij autorisatoren. Elke autorisator heeft een persoonlijk overzicht met te autoriseren boekingen en ontvangt dagelijks een e-mail met nog te autoriseren boekingen.

Autorisatie acties

Tijdens het autoriseren kan een autorisator vier acties uitvoeren bij een boeking:

  1. Goedkeuren: de boeking goedkeuren.
  2. Afkeuren: de boeking afkeuren, met de verplichte invoer van een opmerking.
  3. Doorsturen: de boeking ter autorisatie aanbieden bij een andere autorisator, met de verplichte invoer van een opmerking.
  4. Status wijzigen naar “in behandeling”: aangeven dat de autorisatie in behandeling is genomen, met de verplichte invoer van een opmerking.

Wanneer een boeking goedgekeurd is door alle autorisatoren, wordt deze geboekt in het boekhoudsysteem of vrijgegeven voor betaling.

Wanneer een boeking afgekeurd is door een autorisator, wordt het autorisatieproces beëindigd en verschijnt de boeking in het overzicht met afgekeurde boekingen voor verdere verwerking door een beheerder.

Traceerbaarheid

Als autorisatiebeheerder kunt u precies zien wanneer en door welke gebruiker autorisatie acties uitgevoerd zijn. Per boeking wordt dit vastgelegd en inzichtelijk gemaakt. Ook kunt u zien welke opmerkingen tijdens autorisatie zijn ingevoerd.

Volledig naar wens instelbaar

U kunt het autorisatieproces volledig naar wens van uw organisatie instellen. Per administratie en dagboek kunt u bepalen of autorisatie ingeschakeld en verplicht is. Daarnaast kunt u instellen of boekingen voor of na autorisatie geboekt moeten worden in uw boekhoudsysteem en heeft u de mogelijkheid om boekingen te blokkeren voor betaling en na autorisatie automatisch in uw boekhoudsysteem betaalbaar te stellen.

Voor autorisatie bestaan twee gebruikersrollen die toegekend kunnen worden aan gebruikers:

  1. Autorisatiebeheerder: gebruikers met deze rol kunnen autorisatieschema’s toewijzen en beheren, afgekeurde boekingen verwerken en geautoriseerde boekingen wijzigen.
  2. Autorisator: gebruikers met deze rol kunnen boekingen autoriseren.

Ook deze rollen en gebruikersrechten zijn volledig naar wens aan te passen:

Wilt u de nieuwe factuur autorisatie functie zelf in actie zien?
Maak een afspraak voor een persoonlijke demo of probeer Zenvoices 30 dagen gratis.

Autorisatie kan als optionele functie per administratie ingeschakeld worden.